Juridisch · Privacy
Laatst bijgewerkt: 26 oktober 2026
Apex Compliance hecht groot belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leest u welke gegevens wij verwerken, met welk doel, op welke grondslag, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Apex Compliance is verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die wij voor eigen doeleinden verwerken, zoals via onze website, klantadministratie, facturatie en platformbeveiliging. Voor persoonsgegevens in Wwft-cliëntdossiers die wij namens een makelaarskantoor en op diens instructie verwerken, is dat kantoor doorgaans verwerkingsverantwoordelijke en treden wij op als verwerker. Hiervoor geldt onze verwerkersovereenkomst. De feitelijke werkzaamheden bepalen welke rol van toepassing is. Apex Compliance is de handelsnaam van Apex Compliance B.V., besloten vennootschap naar Nederlands recht, gevestigd te Keizersgracht 572, 1017 EM Amsterdam. KvK-nummer: 42173266. BTW-nummer: NL870033517B01. U bereikt ons via info@apexcompliance.nl of 085-06 09 401.
Deze privacyverklaring vervangt niet de privacyverklaring van uw makelaarskantoor. Uw kantoor moet ook zelf uitleggen hoe het persoonsgegevens verwerkt, bijvoorbeeld in CRM, e-mail, via de eigen website en in personeelsadministratie.
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend op een van de volgende AVG-grondslagen:
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Concreet hanteren wij:
| Gegevenscategorie | Bewaartermijn |
|---|---|
| Wwft-cliëntdossiers | In beginsel vijf jaar na het einde van de zakelijke relatie of de uitvoering van de betreffende transactie (conform Wwft). |
| Intake- en offertegegevens (niet-klant) | 12 maanden |
| Contactformulieren | 12 maanden |
| Gesprekken met de AI-chat | 90 dagen na het laatste bericht. Laat u in de chat zelf uw gegevens achter voor een intake of terugbelverzoek, dan gelden voor die gegevens de termijnen voor intake- en offertegegevens. |
| Marketing- en nieuwsbriefgegevens | Tot uitschrijving of intrekking van toestemming |
| Klantaccount | Zolang de overeenkomst loopt, daarna conform wettelijke bewaartermijnen |
| Facturen en financiële administratie | 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
| Gegevens uit identiteitsdocumentverificatie | Als onderdeel van het Wwft-cliëntdossier: 5 jaar (conform Wwft) |
| Back-upkopieën van documenten en de database | Documenten: tot 90 dagen nadat een document in het platform is verwijderd of vervangen. Database: elke dagelijkse kopie 90 dagen. Daarna worden de kopieën automatisch verwijderd. |
| Audit- en beveiligingslogs | 7 jaar (eigen beleid, gelijk aan de fiscale bewaarplicht) |
Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met zorgvuldig geselecteerde dienstverleners en alleen wanneer daar een grondslag voor bestaat. Wij maken onderscheid tussen twee soorten ontvangers. Subverwerkers verwerken persoonsgegevens namens ons, voor de klanten van ons platform; met hen maken wij verwerkersafspraken. Andere ontvangers verwerken gegevens voor hun eigen doelen als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke, of zijn een leverancier voor onze eigen bedrijfsvoering en krijgen geen cliëntdossiers. Categorieën van ontvangers:
Onderstaand overzicht toont per categorie welke dienst op dit moment persoonsgegevens namens ons verwerkt, waar en welke gegevens. Wij noemen hier de categorie in plaats van de specifieke leverancier: dat beschermt de inrichting van ons platform tegen ongewenst inzicht door derden, zonder dat het uw rechten als betrokkene beperkt. Wij werken dit overzicht bij zodra er iets verandert; de datum bovenaan deze pagina geldt ook voor dit overzicht.
| Dienst | Verwerkingslocatie | Welke gegevens |
|---|---|---|
| Database, documentopslag en authenticatie | Europese Unie | Alle platform- en dossiergegevens, inloggegevens |
| Back-upopslag van documenten en de database (gescheiden van de primaire opslag, versleuteld opgeslagen) | Nederland (Europese Unie) | Kopieën van de documenten in de documentopslag, waaronder identiteitsdocumenten en dossierstukken, en een kopie van de database met de platform- en dossiergegevens en inloggegevens (wachtwoorden alleen in onleesbare, niet terug te rekenen vorm) |
| Websitehosting en uitlevering | Wereldwijd netwerk (Verenigde Staten) | Technische verkeersgegevens (IP-adres, opgevraagde pagina's); geen dossiergegevens |
| E-mailbezorging (platformberichten en nieuwsbrief) | Verenigde Staten | Naam, e-mailadres en inhoud van het bericht; in interne meldingen aan een officer ook de naam van een cliënt en het soort signaal |
| Bescherming van formulieren en inlogroutes tegen misbruik | Wereldwijd netwerk (Verenigde Staten) | Technische gegevens van de bot-controle (IP-adres, browserkenmerken) |
| PEP- en sanctiescreening (live raadpleging) | Wordt bevestigd (zie noot onder de tabel) | Naam en, indien beschikbaar, geboortedatum, nationaliteit, land en soort (persoon of organisatie) van de te screenen persoon |
| Negatieve-mediascreening (zoekopdracht) | Verenigde Staten | Naam van de te screenen persoon of organisatie |
| AI-ondersteuning voor bevoegde medewerkers (paragraaf 8) en de AI-chat op de website | Verenigde Staten | Voor de AI-chat: de berichten die u in de chat typt, om een antwoord te kunnen geven. Voor medewerkers: alleen gegevens die geen cliëntdossier zijn, zolang de verwerking van cliëntdossiergegevens niet is ingeschakeld (zie paragraaf 8) |
Noot: de verwerkingslocatie van onze leverancier voor PEP- en sanctiescreening en de toepasselijke doorgiftewaarborg bevestigen wij vóór ingebruikname voor cliëntdossiers en werken wij hier dan bij.
Wilt u weten welke specifieke leverancier bij een categorie hoort? Vraag dit op via info@apexcompliance.nl. Als klant van ons platform ontvangt u dit ook via de bijlage bij uw verwerkersovereenkomst.
Deze partijen zijn geen subverwerkers. Zij verwerken persoonsgegevens voor hun eigen doelen, of leveren een dienst voor onze eigen bedrijfsvoering zonder dat zij cliëntdossiers ontvangen.
| Dienst | Ontvanger | Rol | Verwerkingslocatie | Welke gegevens |
|---|---|---|---|---|
| Betaalverwerking | Stripe Payments Europe, Ltd. | Zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor de betaalverwerking en haar eigen wettelijke verplichtingen | Ierland (EU) | Facturatie- en betalingsgegevens |
| Zakelijke e-mail (onze mailbox) | Google Workspace | Leverancier voor onze eigen bedrijfsvoering; wij blijven verwerkingsverantwoordelijke | Wereldwijde infrastructuur (Verenigde Staten) | Berichten die u ons per e-mail stuurt |
Sanctie- en PEP-toetsing doen wij deels met een eigen kopie van openbare sanctie- en PEP-lijsten, waarbij geen persoonsgegevens worden verzonden, en deels met een live raadpleging bij onze screeningsleverancier (zie paragraaf 6). Bij die live raadpleging sturen wij naam en, indien beschikbaar, geboortedatum, nationaliteit, land en soort van de te screenen persoon of organisatie naar die leverancier. Onze verwerkersovereenkomst is openbaar in te zien en wordt door de beheerder van uw organisatie elektronisch aanvaard, samen met de algemene voorwaarden. Een overzicht van onze technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen vindt u op de beveiligingspagina.
Onze primaire gegevensopslag (database, documenten en authenticatie) bevindt zich binnen de Europese Unie. Voor een aantal ondersteunende diensten (zie het overzicht in paragraaf 6) worden persoonsgegevens verwerkt door dienstverleners in de Verenigde Staten. Voor die doorgiften hanteren wij uitsluitend de waarborgen die hoofdstuk V van de AVG toestaat. De toepasselijke waarborg per dienstverlener leggen wij vast in ons verwerkersregister; u kunt die documentatie bij ons opvragen.
Apex Compliance kan AI-technologie van een externe aanbieder (zie paragraaf 6) inzetten om gegevens uit documenten te structureren, conceptsamenvattingen op te stellen en conceptbeoordelingen voor te bereiden binnen het cliëntenonderzoek. Dit gebeurt uitsluitend ter ondersteuning van een bevoegde medewerker of compliance officer: AI neemt zelf geen cliëntbeslissing en doet zelf geen melding bij de Financial Intelligence Unit-Nederland (FIU-Nederland). Een bevoegde gebruiker controleert de brongegevens en legt de uiteindelijke beoordeling vast. Voor identiteitsdocumenten geldt in het bijzonder: geautomatiseerde uitlezing van een identiteitsdocument is geen identiteitsverificatie; verificatie van de identiteit gebeurt altijd door een bevoegd persoon. Cliëntdossiergegevens worden pas met AI-technologie verwerkt nadat wij de contractvoorwaarden en de configuratie van de aanbieder hebben gecontroleerd en die functie hebben ingeschakeld; tot die tijd vult u gegevens uit documenten zelf in. Vragen over welke gegevens hierbij worden verwerkt en hoelang die worden bewaard, stelt u via info@apexcompliance.nl.
U heeft onder de AVG recht op:
U kunt uw rechten uitoefenen via info@apexcompliance.nl. Wij reageren binnen één maand; deze termijn kan met twee maanden worden verlengd bij complexe of veelvuldige verzoeken.
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeautoriseerde toegang. Daaronder vallen versleuteling in transport en bij opslag, toegangsbeheer op basis van minimale rechten, tweestapsverificatie (beschikbaar voor alle gebruikers en verplicht voor gevoelige beheer- en complianceprocessen), auditlogging en periodieke risicobeoordelingen.
Voor het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies (analytisch en marketing) vragen wij vooraf uw toestemming via onze cookiebanner. Voordat u kiest, worden geen tracking- of marketingcookies geplaatst. Lees meer in ons cookiebeleid of pas uw voorkeuren aan via de knop bovenaan deze pagina.
Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. De meest actuele versie vindt u altijd op deze pagina, met vermelding van de laatste wijzigingsdatum.
Vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens? Mail naar info@apexcompliance.nl.
Stel ze gerust. Wij leggen graag uit wat een bepaling in de praktijk voor uw kantoor betekent.