Privacyverklaring

Apex Compliance hecht groot belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leest u welke gegevens wij verwerken, met welk doel, op welke grondslag, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Apex Compliance is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via onze website, ons platform en onze dienstverlening worden verwerkt. Apex Compliance is de handelsnaam van Apex Compliance B.V., besloten vennootschap naar Nederlands recht, gevestigd te Keizersgracht 572, 1017 EM Amsterdam. KvK-nummer: 42173266. BTW-nummer: NL870033517B01. U bereikt ons via info@apexcompliance.nl of 085-06 09 401.

2. Welke gegevens verwerken wij?

• Contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, functie en organisatie.
• Inhoud van uw bericht, contactformulier of intakeverzoek.
• Cliëntdossiergegevens uit hoofde van de Wwft, waaronder identificatiegegevens, UBO- informatie, PEP- en sanctietoetsingen en risicoclassificaties.
• Inlog- en accountgegevens en activiteit binnen het klantportaal en de Academy.
• Facturatie- en betalingsgegevens.
• Technische gegevens: IP-adres, browsertype, apparaat-informatie, bezochte pagina's en beveiligings-/auditlogs.
• Cookies en vergelijkbare technieken (zie ons cookiebeleid).

3. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

• Het beantwoorden van uw vraag, offerte- of contactverzoek.
• Het uitvoeren van de overeenkomst en het leveren van onze diensten, het platform, de Academy en de Compliance Vault.
• Het naleven van wettelijke verplichtingen, waaronder de Wwft, Wtt, AVG, fiscale bewaarplicht en toezichtsvereisten.
• Beveiliging, misbruikpreventie, fraudebestrijding en het waarborgen van de integriteit van het platform.
• Facturatie, administratie en debiteurenbeheer.
• Verbetering van onze dienstverlening en het uitvoeren van klanttevredenheids- en productonderzoek.
• Marketingcommunicatie zoals nieuwsbrieven: uitsluitend op basis van toestemming of gerechtvaardigd belang bij bestaande klanten, met een mogelijkheid tot uitschrijven in iedere bericht.

4. Wettelijke grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend op een van de volgende AVG-grondslagen:

• Uitvoering van een overeenkomst: voor de levering van onze diensten en het platform.
• Wettelijke verplichting: met name Wwft, Wtt, AVG en fiscale bewaarplicht.
• Gerechtvaardigd belang: voor beveiliging, fraudebestrijding, klantbeheer en productverbetering, na een zorgvuldige belangenafweging.
• Toestemming: voor niet-noodzakelijke cookies en marketingcommunicatie; u kunt uw toestemming te allen tijde intrekken.

5. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Concreet hanteren wij:

6. Ontvangers, subverwerkers en zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met zorgvuldig geselecteerde dienstverleners en alleen wanneer daar een grondslag voor bestaat. Wij maken onderscheid tussen twee soorten ontvangers. Subverwerkers verwerken persoonsgegevens namens ons, voor de klanten van ons platform; met hen maken wij verwerkersafspraken. Andere ontvangers verwerken gegevens voor hun eigen doelen als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke, of zijn een leverancier voor onze eigen bedrijfsvoering en krijgen geen cliëntdossiers. Categorieën van ontvangers:

• Hosting- en infrastructuurdiensten (database, documentopslag, authenticatie, website).
• E-mail- en communicatiediensten.
• Betaalverwerking.
• Beveiligingsdiensten (bescherming van formulieren en inlogroutes tegen misbruik).
• Screenings- en zoekdiensten (sanctie- en PEP-toetsing, negatieve-mediascreening) en, ter ondersteuning van bevoegde medewerkers, AI-diensten (zie paragraaf 8).
• Analysediensten op de website, uitsluitend na uw toestemming (zie het cookiebeleid).
• Professionele adviseurs (juridisch, accountancy) en toezichthouders indien wettelijk verplicht.

Subverwerkers

Onderstaand overzicht toont per categorie welke dienst op dit moment persoonsgegevens namens ons verwerkt, waar en welke gegevens. Wij noemen hier de categorie in plaats van de specifieke leverancier: dat beschermt de inrichting van ons platform tegen ongewenst inzicht door derden, zonder dat het uw rechten als betrokkene beperkt. Wij werken dit overzicht bij zodra er iets verandert; de datum bovenaan deze pagina geldt ook voor dit overzicht.

Noot: de verwerkingslocatie van onze leverancier voor PEP- en sanctiescreening en de toepasselijke doorgiftewaarborg bevestigen wij vóór ingebruikname voor cliëntdossiers en werken wij hier dan bij.

Wilt u weten welke specifieke leverancier bij een categorie hoort? Vraag dit op via info@apexcompliance.nl. Als klant van ons platform ontvangt u dit ook via de bijlage bij uw verwerkersovereenkomst.

Andere ontvangers

Deze partijen zijn geen subverwerkers. Zij verwerken persoonsgegevens voor hun eigen doelen, of leveren een dienst voor onze eigen bedrijfsvoering zonder dat zij cliëntdossiers ontvangen.

Sanctie- en PEP-toetsing doen wij deels met een eigen kopie van openbare sanctie- en PEP-lijsten, waarbij geen persoonsgegevens worden verzonden, en deels met een live raadpleging bij onze screeningsleverancier (zie paragraaf 6). Bij die live raadpleging sturen wij naam en, indien beschikbaar, geboortedatum, nationaliteit, land en soort van de te screenen persoon of organisatie naar die leverancier. Onze verwerkersovereenkomst is openbaar in te zien en wordt door de beheerder van uw organisatie elektronisch aanvaard, samen met de algemene voorwaarden. Een overzicht van onze technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen vindt u op de beveiligingspagina.

7. Doorgifte buiten de EER

Onze primaire gegevensopslag (database, documenten en authenticatie) bevindt zich binnen de Europese Unie. Voor een aantal ondersteunende diensten (zie het overzicht in paragraaf 6) worden persoonsgegevens verwerkt door dienstverleners in de Verenigde Staten. Voor die doorgiften hanteren wij uitsluitend de waarborgen die hoofdstuk V van de AVG toestaat. De toepasselijke waarborg per dienstverlener leggen wij vast in ons verwerkersregister; u kunt die documentatie bij ons opvragen.

8. Gebruik van AI

Apex Compliance kan AI-technologie van een externe aanbieder (zie paragraaf 6) inzetten om gegevens uit documenten te structureren, conceptsamenvattingen op te stellen en conceptbeoordelingen voor te bereiden binnen het cliëntenonderzoek. Dit gebeurt uitsluitend ter ondersteuning van een bevoegde medewerker of compliance officer: AI neemt zelf geen cliëntbeslissing en doet zelf geen melding bij de Financial Intelligence Unit-Nederland (FIU-Nederland). Een bevoegde gebruiker controleert de brongegevens en legt de uiteindelijke beoordeling vast. Voor identiteitsdocumenten geldt in het bijzonder: geautomatiseerde uitlezing van een identiteitsdocument is geen identiteitsverificatie; verificatie van de identiteit gebeurt altijd door een bevoegd persoon. Cliëntdossiergegevens worden pas met AI-technologie verwerkt nadat wij de contractvoorwaarden en de configuratie van de aanbieder hebben gecontroleerd en die functie hebben ingeschakeld; tot die tijd vult u gegevens uit documenten zelf in. Vragen over welke gegevens hierbij worden verwerkt en hoelang die worden bewaard, stelt u via info@apexcompliance.nl.

9. Uw rechten

U heeft onder de AVG recht op:

• Inzage in uw persoonsgegevens.
• Correctie of aanvulling van onjuiste of onvolledige gegevens.
• Verwijdering, voor zover wettelijk mogelijk.
• Beperking van de verwerking.
• Bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Gegevensoverdraagbaarheid (dataportabiliteit).
• Intrekking van eerder gegeven toestemming.
• Het indienen van een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

U kunt uw rechten uitoefenen via info@apexcompliance.nl. Wij reageren binnen één maand; deze termijn kan met twee maanden worden verlengd bij complexe of veelvuldige verzoeken.

10. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeautoriseerde toegang. Daaronder vallen versleuteling in transport en bij opslag, toegangsbeheer op basis van minimale rechten, tweestapsverificatie (beschikbaar voor alle gebruikers en verplicht voor gevoelige beheer- en complianceprocessen), auditlogging en periodieke risicobeoordelingen.

11. Cookies

Voor het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies (analytisch en marketing) vragen wij vooraf uw toestemming via onze cookiebanner. Voordat u kiest, worden geen tracking- of marketingcookies geplaatst. Lees meer in ons cookiebeleid of pas uw voorkeuren aan via de knop bovenaan deze pagina.

12. Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. De meest actuele versie vindt u altijd op deze pagina, met vermelding van de laatste wijzigingsdatum.

13. Contact

Vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens? Mail naar info@apexcompliance.nl.