Voorbeeldscenario's

Compliance die meegroeit met uw organisatie

Van eenmanszaak tot multi-office formule: drie voorbeelden van hoe Apex Compliance Wwft-compliance praktisch en aantoonbaar maakt.

Dit zijn illustratieve scenario's: zo richten wij een traject in voor drie typen kantoren. Zodra klanten daar schriftelijk toestemming voor geven, vervangen we ze door benoemde klantcases.

1 vestiging · 3 medewerkers

Klein makelaarskantoor: van losse mappen naar één dossier

Uitdaging

Cliëntenonderzoek werd handmatig in Excel en losse mappen bijgehouden. Geen audit-trail, geen consistente UBO-vastlegging, geen periodieke review.

Aanpak

Basis-programma: het platform meteen in gebruik, daarna de basistraining voor het hele team en de eerste 10 dossiers samen met een compliance-officer van Apex Compliance doorgewerkt (Wwft-beleid, CDD, Vault, Academy).

Beoogd resultaat

Alle nieuwe dossiers in één omgeving, met audit-trail, certificaten per medewerker en een export die klaarstaat voor de toezichthouder.

Los bijgekocht

  • 5 extra cliëntenonderzoeken in de eerste maand, bovenop de 5 uit Basis
  • Officer-begeleiding op die eerste dossiers (bij Basis niet inbegrepen)
  • 3 opleidingsplaatsen in de Academy, één per medewerker
  • Wwft-beleid en SIRA als losse dienst

Geleerde lessen

  • Klein team profiteert het snelst van templates en officer-coaching.
  • Een vaste wekelijkse routine van 30 minuten houdt het dossier schoon.
3 vestigingen · 18 medewerkers

Groeiend kantoor: compliance schaalt mee, niet andersom

Uitdaging

Door snelle groei werden Wwft-taken verschillend ingevuld per vestiging. Geen centrale risicoanalyse, geen uniform handboek, geen zicht op trainingsstatus.

Aanpak

Groei-programma: uitgebreide SIRA, vestiging-overzichten, volledige Academy en doorlopende Officer-ondersteuning. Maandelijkse stuur-meeting met de vaste compliance-officer van Apex Compliance.

Beoogd resultaat

Eén uniforme werkwijze over alle vestigingen, een jaarlijks vastgestelde SIRA en zicht op de trainingsstatus per medewerker, met een kwartaalrapport naar de directie.

Los bijgekocht

  • 13 extra gebruikers bovenop de 5 uit Groei
  • 18 opleidingsplaatsen in de Academy
  • SIRA en de jaarlijkse actualisatie daarvan
  • Extra cliëntenonderzoeken in piekmaanden

Geleerde lessen

  • Vroeg standaardiseren scheelt later veel re-work.
  • Manager-dashboard maakt vestigingsleiders zelf eigenaar.
12+ vestigingen · 80+ medewerkers

Multi-office organisatie: inspectie-klaar bij elk bezoek

Uitdaging

Verschillende systemen per regio, geen centraal evidence-register en steeds opnieuw inspectievoorbereiding vanaf nul.

Aanpak

Compleet-programma: Compliance Vault, uitgebreide officer-ondersteuning, inrichting voor meerdere vestigingen en strategisch compliance-overleg.

Beoogd resultaat

Eén centraal overzicht voor de toezichthouder, bewijs per onderdeel gekoppeld en een vaste kwartaalrapportage voor het bestuur.

Los bijgekocht

  • 65 extra gebruikers bovenop de 15 uit Compleet
  • Extra opslag voor het archief van alle vestigingen
  • 80 opleidingsplaatsen, jaarlijks vernieuwd
  • Officer as a Service met kwartaalrapportage aan het bestuur
  • SIRA per vestiging en de jaarlijkse herijking

Geleerde lessen

  • Governance + evidence is wat een grote organisatie het meeste rust geeft.
  • Een jaarlijkse onafhankelijke toets versterkt het verhaal richting toezichthouder.

Hoe ziet uw verhaal eruit?

Plan een intakegesprek en ontdek welke stappen uw organisatie het snelst vooruit helpen.

Plan een intakegesprek Bekijk de werkwijze

Hoe zo'n traject eruitziet: wat de scenario's gemeen hebben

Wat u op deze pagina ziet

De drie scenario's hierboven zijn illustratief. Ze laten zien hoe wij een traject inrichten voor een klein kantoor, een groeiend kantoor en een organisatie met veel vestigingen. Het zijn geen benoemde klanten en de resultaten zijn doelstellingen, geen gemeten uitkomsten. Zodra klanten daarvoor schriftelijk toestemming geven, vervangen we ze door echte cases.

Wat elk traject gemeen heeft

Hoe groot het kantoor ook is, het werk volgt dezelfde vijf stappen. Wat verschilt is de omvang van elke stap en de hoeveelheid begeleiding.

  • Een startmeting: waar staat het kantoor, welke dossiers zijn compleet, wat ontbreekt.
  • Een risicobeoordeling (SIRA) en beleid dat past bij het kantoor, goedgekeurd door de leiding.
  • Een vaste werkwijze voor cliëntenonderzoek, met één dossier per opdracht.
  • Opleiding van alle medewerkers met certificaat en een jaarlijkse herhaling.
  • Een ritme voor review en rapportage, zodat het geen eenmalige actie blijft.

Waar kantoren in de praktijk op vastlopen

Veel kantoren beginnen goed en lopen dan vast op onderhoud. Dossiers raken verspreid over mailboxen, de SIRA wordt niet herzien, nieuwe collega's worden niet opgeleid. De grootste winst zit meestal niet in een nieuw hulpmiddel, maar in een vaste routine en in een duidelijke eigenaar binnen het kantoor.

Zo leest u de scenario's

Herkent u zich in het kleine kantoor, kijk dan vooral naar de aanpak per dossier. Zit u in het groeiende kantoor, dan is het vooral de uniformiteit tussen vestigingen. Voor een grote organisatie draait het om het bewijs: kunt u voor elk onderdeel laten zien wat er is gedaan, door wie en wanneer. In een kennismakingsgesprek gaan we na welk scenario het dichtst bij uw situatie ligt en wat daarvan voor uw kantoor realistisch is.

Veelgestelde vragen

Zijn dit echte klanten?

Nee. Het zijn illustratieve scenario's. Ze worden vervangen door benoemde cases zodra klanten daarvoor schriftelijk toestemming geven.

Kan ik rekenen op deze resultaten?

De resultaten zijn doelen, geen garanties. De werkelijke uitkomst hangt af van uw dossiers, uw team en de tijd die u eraan besteedt.

Blijft mijn kantoor zelf verantwoordelijk?

Ja. De wettelijke verantwoordelijkheid ligt bij uw kantoor. Apex Compliance adviseert en ondersteunt; u bepaalt zelf of u een cliënt aanneemt.

Door Redactie Apex Compliance. Laatst bijgewerkt op .