Voorbeeldscenario's

Compliance die meegroeit met uw organisatie

Van eenmanszaak tot multi-office formule: drie voorbeelden van hoe Apex Compliance Wwft-compliance praktisch en aantoonbaar maakt.

Dit zijn illustratieve scenario's: zo richten wij een traject in voor drie typen kantoren. Zodra klanten daar schriftelijk toestemming voor geven, vervangen we ze door benoemde klantcases.

1 vestiging · 3 medewerkers

Klein makelaarskantoor: van losse mappen naar één dossier

Uitdaging

Cliëntenonderzoek werd handmatig in Excel en losse mappen bijgehouden. Geen audit-trail, geen consistente UBO-vastlegging, geen periodieke review.

Aanpak

Basis-programma: het platform meteen in gebruik, daarna de basistraining voor het hele team en de eerste 10 dossiers samen met een compliance-officer van Apex Compliance doorgewerkt (Wwft-beleid, CDD, Vault, Academy).

Beoogd resultaat

Alle nieuwe dossiers in één omgeving, met audit-trail, certificaten per medewerker en een export die klaarstaat voor de toezichthouder.

Los bijgekocht

  • 5 extra cliëntenonderzoeken in de eerste maand, bovenop de 5 uit Basis
  • Officer-begeleiding op die eerste dossiers (bij Basis niet inbegrepen)
  • 3 opleidingsplaatsen in de Academy, één per medewerker
  • Wwft-beleid en SIRA als losse dienst

Geleerde lessen

  • Klein team profiteert het snelst van templates en officer-coaching.
  • Een vaste wekelijkse routine van 30 minuten houdt het dossier schoon.
3 vestigingen · 18 medewerkers

Groeiend kantoor: compliance schaalt mee, niet andersom

Uitdaging

Door snelle groei werden Wwft-taken verschillend ingevuld per vestiging. Geen centrale risicoanalyse, geen uniform handboek, geen zicht op trainingsstatus.

Aanpak

Groei-programma: uitgebreide SIRA, vestiging-overzichten, volledige Academy en doorlopende Officer-ondersteuning. Maandelijkse stuur-meeting met de vaste compliance-officer van Apex Compliance.

Beoogd resultaat

Eén uniforme werkwijze over alle vestigingen, een jaarlijks vastgestelde SIRA en zicht op de trainingsstatus per medewerker, met een kwartaalrapport naar de directie.

Los bijgekocht

  • 13 extra gebruikers bovenop de 5 uit Groei
  • 18 opleidingsplaatsen in de Academy
  • SIRA en de jaarlijkse actualisatie daarvan
  • Extra cliëntenonderzoeken in piekmaanden

Geleerde lessen

  • Vroeg standaardiseren scheelt later veel re-work.
  • Manager-dashboard maakt vestigingsleiders zelf eigenaar.
12+ vestigingen · 80+ medewerkers

Multi-office organisatie: inspectie-klaar bij elk bezoek

Uitdaging

Verschillende systemen per regio, geen centraal evidence-register en steeds opnieuw inspectievoorbereiding vanaf nul.

Aanpak

Compleet-programma: Compliance Vault, uitgebreide officer-ondersteuning, inrichting voor meerdere vestigingen en strategisch compliance-overleg.

Beoogd resultaat

Eén centraal overzicht voor de toezichthouder, bewijs per onderdeel gekoppeld en een vaste kwartaalrapportage voor het bestuur.

Los bijgekocht

  • 65 extra gebruikers bovenop de 15 uit Compleet
  • Extra opslag voor het archief van alle vestigingen
  • 80 opleidingsplaatsen, jaarlijks vernieuwd
  • Officer as a Service met kwartaalrapportage aan het bestuur
  • SIRA per vestiging en de jaarlijkse herijking

Geleerde lessen

  • Governance + evidence is wat een grote organisatie het meeste rust geeft.
  • Een jaarlijkse onafhankelijke toets versterkt het verhaal richting toezichthouder.

Hoe ziet uw verhaal eruit?

Plan een intakegesprek en ontdek welke stappen uw organisatie het snelst vooruit helpen.

Plan een intakegesprek Bekijk de werkwijze