Elke dienst kan zelfstandig beginnen
Uw Wwft-inrichting, organisatie én dossier op orde.
Van SIRA, beleid en medewerkersopleiding tot volledige cliëntenonderzoeken en auditwaardige rapportages. Aantoonbaar, risicogebaseerd, voorbereid op toezicht.
Persoonlijk · vrijblijvend · zonder verplichting
Liever eerst een vraag stellen? Neem contact op.
Wat u krijgt
Eén plek voor beleid, dossiers, screening en bewijs.
Geen losse mappen en mailwisselingen: elke dienst schrijft naar hetzelfde dossier, met dezelfde audit-trail eronder.
Onze diensten
Alles wat u nodig heeft om aan de Wwft te voldoen
Van implementatie en cliëntenonderzoek tot doorlopende ondersteuning. Bekijk per dienst wat wij voor uw kantoor doen.
De compliancecyclus
Wat u moet regelen, en waar Apex helpt.
Compliance is geen eenmalig project maar een cyclus. Bij elk onderdeel ziet u wat u moet regelen, waarom, wat u zelf kunt doen, waar wij ondersteunen en wat u aan ons kunt uitbesteden. U heeft niet alles tegelijk nodig. Waar u begint, hangt af van wat er nu knelt: dat leest u op zo werken we.
Fase 1 · Inzicht
Weten waar uw kantoor staat
Intake
Een kennismaking waarin uw kantoor, uw werkwijze en uw huidige inrichting op tafel komen.
Waarom: Zonder beginpunt weet u niet wat er al goed staat en wat niet. Het gesprek laat zien waar u begint.
- Zelf doen
- U kiest waarover u het wilt hebben. Voorbereiding is niet nodig.
- Met ons
- Wij voeren het gesprek van ongeveer dertig minuten en brengen uw situatie in kaart. Het is gratis en vrijblijvend.
Nulmeting
Vaststellen wat er al geregeld is, wat ontbreekt en waar de risico's zitten.
Waarom: Bij een controle telt wat u kunt aantonen. De nulmeting laat zien waar dat nog niet lukt.
- Zelf doen
- U doet de gratis Wwft Zelfscan voor een eerste indicatie. Dat is geen oordeel, wel een startpunt.
- Met ons
- Een specialist bespreekt de uitslag met u en vult aan wat een scan niet kan zien.
Fase 2 · Inrichting
De organisatie op orde
SIRA
Een systematische integriteitsrisicoanalyse van uw eigen kantoor: welke witwasrisico's loopt u, en welke maatregelen staan daar tegenover.
Waarom: De SIRA is de basis van uw beleid en van elk cliëntenonderzoek. Ze is geen eenmalig document en moet periodiek worden beoordeeld.
- Zelf doen
- U levert uw kantoorgegevens aan, leest de analyse na en stelt haar vast.
- Met ons
- Wij stellen de SIRA op of beoordelen een SIRA die u zelf hebt gemaakt.
- Uitbesteden
- Het opstellen en de jaarlijkse update kunt u aan ons overlaten.
Beleid en procedures
Wwft-beleid en procedures die bij uw kantoor passen: wie doet wat, wanneer wordt er opgeschaald en hoe wordt er gemeld.
Waarom: Beleid dat niet bij uw werkwijze past, wordt niet gevolgd. Wat niet gevolgd wordt, kunt u niet aantonen.
- Zelf doen
- U kunt het beleid zelf opstellen op basis van uw SIRA.
- Met ons
- Wij stellen beleid op dat op uw SIRA aansluit, met procedures, rolverdeling en meldroute.
- Uitbesteden
- Opstellen en actueel houden als de wet, uw risico's of uw organisatie veranderen.
Training en bewustzijn
Iedereen die met cliëntenonderzoek te maken heeft, moet genoeg van de Wwft weten.
Waarom: Kennis moet u ook kunnen laten zien: wie is wanneer getraind en met welk resultaat.
- Zelf doen
- Medewerkers volgen de e-learning in eigen tempo, met toets en certificaat.
- Met ons
- Onze compliance officer geeft een live Wwft-training van twee uur. Hercertificering is jaarlijks.
Fase 3 · Uitvoering en borging
Elk dossier op orde, en zo houden
Cliëntenonderzoek
Per cliënt vaststellen wie het is, wie de uiteindelijk belanghebbende is, wat het doel van de relatie is en welk risico erbij hoort, en dat vastleggen.
Waarom: Dit is het onderdeel dat een toezichthouder per dossier kan nalopen.
- Zelf doen
- U doorloopt het onderzoek zelf in het platform.
- Met ons
- Bij een lastig dossier zet u het door naar een compliance officer, die het overneemt of meekijkt.
- Uitbesteden
- U kunt het onderzoek aan ons overdragen. Wij adviseren, u keurt het advies zelf goed en blijft eindverantwoordelijk.
Monitoring
Een cliëntrelatie staat niet stil. Nieuwe transacties, wijzigingen bij de cliënt of nieuwe sanctielijsten kunnen het risico veranderen.
Waarom: De Wwft vraagt aandacht gedurende de relatie, niet alleen bij het begin.
- Zelf doen
- Per dossier legt u vast of monitoring doorlopend is. Het platform plant herbeoordeling automatisch in op basis van het risico.
- Met ons
- Bij dossiers waar u twijfelt, kijkt een compliance officer mee.
- Uitbesteden
- De officer-rol en de periodieke beoordeling kunt u bij ons neerleggen.
Periodieke review
Minstens jaarlijks nagaan of SIRA, beleid, training en dossiers nog kloppen.
Waarom: De wet, uw risico's en uw kantoor veranderen. Bij een controle wilt u kunnen laten zien dat u dit periodiek doet.
- Zelf doen
- U plant en voert de review zelf uit.
- Met ons
- Wij voeren de jaarlijkse review uit en leggen de wijzigingen vast.
- Uitbesteden
- De jaarlijkse review als terugkerende dienst.
Wat verwacht de toezichthouder?
De toezichthouder (DFEI) kijkt naar méér dan een checklist.
Bij een Wwft-inspectie moet u kunnen aantonen dat uw kantoor beleidsmatig én per dossier in control is. Dit is wat concreet wordt verwacht, en waar het programma van Apex Compliance in voorziet.
Een losse PEP- of sanctiecheck dekt hier maar één punt af. Aantoonbare Wwft-naleving vraagt een volledig, herleidbaar proces, dat is precies wat wij inrichten.
Elk resultaat aantoonbaar, elk dossier verklaarbaar.
Van intake tot ondertekening, Apex Compliance zorgt dat elke stap in het cliëntenonderzoek logisch, verklaarbaar en plausibel is vastgelegd. Één centrale Compliance Vault, één werkwijze, één aanspreekpunt.
In de praktijk
Intake & risicobeeld
Dossier open, verantwoordelijkheden helder, risico's benoemd voordat er iets getekend wordt.
In de praktijk
Officer-review
Een specialist beoordeelt mee bij lastige of hoog-risico casussen, met vastgelegde onderbouwing.
In de praktijk
Ondertekening
De transactie rondt af met een compleet en herleidbaar dossier eronder.
Waarom Apex Compliance
Waarom makelaars voor Apex Compliance kiezen.
Compliance is meer dan een rapport. Het is een werkwijze die dag in, dag uit klopt, en die u tijdens een inspectie binnen enkele seconden kunt aantonen.
Gespecialiseerd in makelaars
Wij begrijpen de Wwft-realiteit van een makelaarskantoor, geen generieke bank-templates.
Eén centraal complianceplatform
Beleid, SIRA, CDD, training en dossier: alles in één werkomgeving, geen losse tools.
Compliance Vault
Versievast, doorzoekbaar en centraal. Bewijs binnen enkele seconden op tafel.
Eén dossier per cliënt
Cliëntenonderzoek, PEP, sancties en UBO bij elkaar, met documenten die u hergebruikt.
Praktische implementatie
Geen dikke rapporten die in de la belanden. Wij richten het samen met u in.
Doorlopende begeleiding
Officer-review, monitoring en jaarplanning. U staat er nooit alleen voor.
Inspectiegereed
U kunt bij een controle laten zien wat er is onderzocht, beslist en vastgelegd.
Alles aantoonbaar vastgelegd
Elke actie, elk document, elke training, met audittrail en versiebeheer.
Begin met een persoonlijk gesprek
Het intakegesprek is de start van het programma en de snelste manier om te weten waar uw kantoor staat. Persoonlijk, onderbouwd en zonder verplichting.