Hoe vaak moet een Wwft-training worden herhaald?

Een Wwft-training is geen eenmalige exercitie die u bij indiensttreding afvinkt en daarna kunt vergeten. De wet- en regelgeving verandert voortdurend, nieuwe witwastypologieën duiken op, en de risico's waar makelaars mee te maken krijgen verschuiven mee met de vastgoedmarkt en internationale ontwikkelingen. Daarom geldt in de praktijk dat een Wwft-training minimaal jaarlijks herhaald moet worden, en bij belangrijke tussentijdse ontwikkelingen zelfs vaker. Een kantoor dat volstaat met een introductiecursus bij aanvang van het dienstverband voldoet niet aan wat van een alerte Wwft-instelling wordt verwacht.

Het idee dat opleiding een doorlopend proces is, past bij de aard van de Wwft zelf. Het is geen statische wet met vaste, onveranderlijke regels, maar een kader dat continu wordt bijgesteld op basis van nieuwe risico's, Europese regelgeving en signalen van toezichthouders en de Financial Intelligence Unit (FIU). Wat vorig jaar als een "normale" transactie gold, kan dit jaar juist als verdacht worden aangemerkt omdat er een nieuwe typologie is geïdentificeerd.

Waarom jaarlijkse herhaling de norm is

De jaarlijkse hercertificering functioneert als een soort vangnet: ook als er geen grote wetswijzigingen zijn geweest, zakt kennis simpelweg weg als die niet actief wordt onderhouden. Een makelaar die twee jaar geleden voor het laatst iets over PEP-screening heeft gehoord, herkent een politiek prominente cliënt in de praktijk vaak niet meer scherp.

Daarnaast is er een documentatie-argument. Een toezichthouder die bij een audit ziet dat de laatste training van een medewerker drie jaar geleden plaatsvond, zal dit vrijwel zeker aanmerken als onvoldoende actueel, ook al was er destijds een geldig certificaat. "Ooit opgeleid" is voor de Wwft niet hetzelfde als "aantoonbaar actueel opgeleid".

Tussentijdse bijscholing: wanneer kan het niet wachten tot het jaarlijkse moment

Naast de vaste jaarlijkse cyclus zijn er momenten waarop u niet kunt wachten tot de volgende geplande sessie. Denk aan de aankomende AMLR (de Europese anti-witwasverordening die per 10 juli 2027 van kracht wordt, met de AMLA als nieuwe Europese toezichthouder naast de Nederlandse DFEI): een dermate ingrijpende wetswijziging dat kantoren hier tijdig op moeten worden voorbereid, niet pas wanneer de wet al in werking is getreden. Ook nieuwe typologieën die de FIU publiceert, nieuwe sanctielijsten, en incidenten binnen het eigen kantoor verdienen een snelle update, omdat medewerkers deze signalen anders simpelweg niet herkennen wanneer ze zich voordoen.

Nieuwe medewerkers: geen uitstel tot "later dit jaar"

Een veelgemaakte fout is dat nieuwe medewerkers pas worden meegenomen in de eerstvolgende jaarlijkse trainingsronde, die soms pas over maanden plaatsvindt. Dat is niet toegestaan. Een medewerker die cliëntcontact heeft (een intakegesprek voert, documenten controleert, of anderszins betrokken is bij de uitvoering van een transactie) moet vóór die eerste blootstelling aan cliënten basistraining hebben gehad.

Voorbeeld uit de praktijk

Een makelaarskantoor in Rotterdam, actief in zowel woningbemiddeling als de verkoop van bedrijfspanden, organiseert ieder jaar in januari een gezamenlijke Wwft-bijscholing voor het hele team. Dit werkt jarenlang goed. In september van een bepaald jaar treedt echter een nieuwe medewerker in dienst die is aangenomen om de verkoop van bedrijfsonroerendgoed te versterken. Zij start direct met het voeren van intakegesprekken met verkopende ondernemingen, waaronder een internationale koper die een bedrijfspand wil aanschaffen via een besloten vennootschap met een moederstructuur in het buitenland.

Omdat het kantoor ervan uitgaat dat zij "bij de eerstvolgende training in januari wel wordt meegenomen", krijgt zij geen enkele Wwft-instructie voorafgaand aan haar werkzaamheden. Tijdens het intakegesprek verzuimt zij door te vragen naar de UBO-structuur van de buitenlandse moedermaatschappij en naar de herkomst van het aankoopbedrag, dat via een tussenrekening in een ander land wordt overgemaakt. Pas wanneer een collega het dossier later doorneemt, valt op dat essentiële cliëntenonderzoeksstappen zijn overgeslagen.

Bij een later administratief onderzoek stelt de toezichthouder vast dat deze medewerker acht maanden lang cliëntcontact heeft gehad zonder enige vorm van Wwft-training. Het kantoor moet het gemiste UBO-onderzoek alsnog uitvoeren, en ook aantonen dat het proces rond nieuwe medewerkers structureel is aangepast, zodat dit zich niet herhaalt.

Hoe u de jaarlijkse cyclus praktisch inricht

Een terugkerend probleem bij kantoren die de jaarlijkse training wel plannen, maar er onvoldoende structuur aan geven, is dat de sessie verwordt tot een herhaling van precies dezelfde stof als voorgaande jaren. Dat ondermijnt het doel van de herhaling. Bouw de jaarlijkse cyclus daarom op rond twee vaste elementen: een basisdeel dat de kernprincipes van de Wwft herhaalt (nuttig als opfrisser en voor nieuwe medewerkers die inmiddels zijn ingestroomd), en een actueel deel dat specifiek ingaat op wat er in het afgelopen jaar is veranderd: nieuwe wetgeving, nieuwe typologieën, incidenten binnen de sector of het eigen kantoor. Op die manier blijft de training relevant en voelt zij niet aan als een verplicht nummer dat ieder jaar identiek is.

Koppel de jaarlijkse cyclus bij voorkeur aan een vast, terugkerend moment in uw bedrijfsvoering, bijvoorbeeld het begin van het kalenderjaar of een ander compliance-moment dat u toch al structureel inplant. Dat voorkomt dat de training jaar na jaar verschuift door drukte in de agenda, met als risico dat de tussenpoos tussen twee trainingen ongemerkt oploopt tot achttien maanden of langer.

In het kort

• Een Wwft-training moet minimaal jaarlijks worden herhaald; een eenmalige introductiecursus is onvoldoende.
• Bij grote wijzigingen (zoals de aankomende AMLR, nieuwe FIU-typologieën, gewijzigde sancties of incidenten binnen het kantoor) is een tussentijdse update verplicht.
• Nieuwe medewerkers moeten vóór hun eerste cliëntcontact basistraining hebben gevolgd, ongeacht het moment in het jaar waarop zij starten.
• Incidenten of bijna-missers binnen het kantoor zijn een concreet signaal om direct bij te scholen.
• Houd per medewerker een actuele datum van laatste training bij.
• Plan de jaarlijkse cyclus structureel in, zodat bijscholing niet afhankelijk is van toeval of drukte in de agenda.
• Bouw elke jaarlijkse sessie op uit een vast basisdeel en een actueel deel, zodat de training relevant blijft en niet jaar na jaar identiek is.
• Leg de opzet en inhoud van elke trainingsronde schriftelijk vast, zodat u bij een audit kunt aantonen dat de stof daadwerkelijk is bijgewerkt en niet louter herhaald van het voorgaande jaar.