Is een Wwft-training verplicht?

Voor makelaars die onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) vallen, is training niet iets dat "nice to have" is. Het is een harde wettelijke verplichting. Artikel 35 Wwft schrijft voor dat instellingen ervoor moeten zorgen dat hun medewerkers de wet kennen, weten hoe ze ongebruikelijke transacties herkennen, en begrijpen hoe de eigen interne procedures werken. Dit is geen vrijblijvend advies van de toezichthouder, maar een verplichting die net zo zwaar weegt als het uitvoeren van cliëntenonderzoek zelf. Zonder aantoonbaar opgeleide medewerkers functioneert uw hele Wwft-beleid namelijk niet: procedures op papier zijn waardeloos als niemand weet hoe ze die moet toepassen.

De gedachte achter artikel 35 is eenvoudig maar fundamenteel: de Wwft leunt zwaar op menselijke waakzaamheid. Een makelaar en een assistent die de intake doet zijn allemaal de eerste linie die signalen van witwassen of terrorismefinanciering moet opmerken. Een systeem of checklist alleen is niet voldoende; er moet iemand zijn die begrijpt waaróm een bepaalde vraag gesteld wordt, wat een ongebruikelijke transactie is, en wat er moet gebeuren als iets niet klopt.

Wettelijk kader: wat zegt artikel 35 Wwft precies

Artikel 35 Wwft verplicht Wwft-instellingen om maatregelen te nemen zodat medewerkers die betrokken zijn bij de naleving van de wet, op de hoogte zijn van de bepalingen van de Wwft en in staat zijn een ongebruikelijke transactie te herkennen. Dat klinkt abstract, maar in de praktijk betekent het dat u niet kunt volstaan met het uitdelen van een pdf met het compliancebeleid van uw kantoor. Medewerkers moeten daadwerkelijk snappen wat cliëntenonderzoek inhoudt, wat een UBO is, wanneer een cliënt als PEP (politiek prominent persoon) geldt, en welke signalen in de vastgoedpraktijk kunnen wijzen op witwassen: denk aan opvallend snelle doorverkoop met winst, betalingen via ongebruikelijke tussenpersonen, of cliënten die geen duidelijke, verifieerbare herkomst van hun geld kunnen aantonen.

Belangrijk is dat de wet niet specificeert dat dit uitsluitend via een formele cursus moet gebeuren, maar de praktijk en het toezicht hebben wel duidelijke verwachtingen ontwikkeld over wat "aantoonbaar opgeleid" betekent.

Voor wie geldt de opleidingsplicht

Een veelgemaakte misvatting is dat alleen de compliance officer of de Wwft-verantwoordelijke van een kantoor training nodig heeft. Dat is onjuist. De opleidingsplicht geldt voor iedereen die op enige manier betrokken is bij cliëntcontact, intake of de uitvoering van transacties: dus ook de makelaar die de eerste afspraak met een verkoper voert, de assistent die identiteitsdocumenten controleert, en de administratief medewerker die dossiers samenstelt. Iedereen in die keten kan een signaal missen of juist opmerken, en de wet verwacht dat iedereen in die keten daarvoor is toegerust.

Ook de directie en het sleutelpersoneel van het kantoor ontkomen niet aan deze verplichting. Sterker nog: juist van de directie wordt verwacht dat zij het goede voorbeeld geeft en aantoonbaar de kaders begrijpt waarbinnen het kantoor opereert: SIRA, de governance rondom Wwft-beleid, en de bevoegdheden van de toezichthouder.

Hoe de toezichthouder dit controleert

De Dienst Financieel-Economische Integriteit (DFEI) is de toezichthouder voor makelaars binnen de Wwft, en opleiding staat structureel op het controlelijstje bij een audit of onderzoek. Wat de DFEI concreet wil zien, is geen verzekering dat er training is geweest, maar tastbaar bewijs: certificaten per medewerker, een opleidingsplan waarin staat wie welke training wanneer moet volgen, en een overzicht dat laat zien dat dit plan ook daadwerkelijk is uitgevoerd. Een mondelinge toezegging dat "iedereen op de hoogte is" volstaat niet.

Dit betekent in de praktijk dat een kantoor een lopend dossier moet bijhouden: wie is in dienst, welke functie heeft die persoon, welke training hoort daarbij, wanneer is die gevolgd, en is er een toets afgelegd.

Voorbeeld uit de praktijk

Een makelaarskantoor in Utrecht, gespecialiseerd in de verkoop van vrijstaande woningen in het hogere segment, krijgt een aankondiging van een DFEI-onderzoek. Het kantoor heeft vijf medewerkers: twee vaste makelaars, een junior makelaar die sinds vier maanden in dienst is, een office manager die de dossiers beheert, en de eigenaar-directeur.

Bij de voorbereiding op het onderzoek blijkt dat de twee vaste makelaars twee jaar geleden een eendaagse Wwft-cursus hebben gevolgd bij aanvang van hun dienstverband, met certificaat. Sindsdien is er echter niets meer gebeurd: geen jaarlijkse opfrissing, geen update over de gewijzigde typologieën die de FIU in de tussentijd heeft gepubliceerd. De junior makelaar, die inmiddels zelfstandig intakegesprekken voert met verkopende partijen, heeft nooit enige Wwft-training gevolgd; hij is "erin gerold" en heeft het geleerd door mee te kijken met collega's. De office manager heeft nooit training gehad, ook al stelt zij dagelijks dossiers samen en controleert zij paspoorten. De eigenaar zelf heeft nooit een formele Wwft-opleiding gevolgd, maar stelt dat hij "de wet natuurlijk kent uit de praktijk".

Tijdens het onderzoek vraagt de DFEI expliciet om het opleidingsplan en de bijbehorende certificaten. Het kantoor kan alleen de twee verlopen certificaten van de vaste makelaars overleggen. Er is geen schriftelijk opleidingsplan, geen registratie van wie wat wanneer heeft gevolgd, en geen enkel bewijs dat de junior makelaar, de office manager of de directeur ooit zijn opgeleid. Dit wordt door de DFEI aangemerkt als een tekortkoming op artikel 35 Wwft, los van de vraag of de cliëntendossiers verder inhoudelijk in orde waren. Het kantoor krijgt een verbetertermijn en moet binnen een vastgestelde periode aantonen dat alle medewerkers zijn opgeleid en dat er een structureel opleidingsplan ligt.

In het kort

• Artikel 35 Wwft verplicht instellingen om medewerkers op te leiden zodat zij de wet kennen en ongebruikelijke transacties herkennen.
• De plicht geldt voor iedereen met cliëntcontact of een rol in de transactie, niet alleen de compliance officer.
• Ook directie en sleutelpersoneel moeten aantoonbaar zijn opgeleid, inclusief kennis van SIRA en governance.
• Mondelinge toezeggingen zijn onvoldoende: de DFEI verwacht certificaten, een opleidingsplan en een registratie van wie wanneer is opgeleid.
• Nieuwe medewerkers die cliëntcontact hebben, moeten net zo goed zijn opgeleid als medewerkers die al jaren in dienst zijn.
• Een tekortschietende opleidingsplicht kan afzonderlijk worden aangemerkt als overtreding, ook als het cliëntenonderzoek verder op orde is.
• Zorg voor een levend dossier: wie, welke functie, welke training, welke datum, welk resultaat.