← Alle diensten

Platform

Het platform waarin een cliëntdossier stap voor stap wordt opgebouwd

U doorloopt het cliëntenonderzoek met een vaste werkwijze. Het platform controleert wat ontbreekt, legt elke stap vast en bewaart het resultaat als dossier.

Plan een intakegesprek Doe de Wwft Zelfscan

Gratis · 30 minuten · zonder verplichting

De route

Van probleem tot resultaat

Geen lijst met losse functies. Zo ziet een dossier eruit van eerste controle tot bewijs.

  1. 1

    Probleem

    Verspreid en achteraf

    Cliëntenonderzoek staat in formulieren, mailbijlagen en mappen. Bij een controle zoekt u na wat u wanneer hebt gedaan.

  2. 2

    Controle

    Stap voor stap

    Het platform loopt het onderzoek met u door en controleert wat ontbreekt, voordat een dossier wordt afgerond.

  3. 3

    Vastlegging

    Op naam en met datum

    Elke stap, bron en afweging wordt vastgelegd, met wie het heeft gedaan en wanneer.

  4. 4

    Resultaat

    Een dossier dat u kunt tonen

    Een afgerond dossier met rapport. Herbeoordeling wordt automatisch ingepland op basis van het risico.

Controle en vastlegging

Wat er in een cliëntenonderzoek wordt onderzocht

Per cliënt en per rol, koper of verkoper, met de stappen die daarbij horen.

Identificatie en verificatie
Documentherkenning bij een ID-scan, controle van de MRZ en van de vervaldatum van het identiteitsbewijs.
Wie is de cliënt
Bij een rechtspersoon: bedrijfsgegevens, vertegenwoordiging en bevoegdheid, eigendom en zeggenschap, en de UBO's.
Screening
PEP- en sanctiescreening en het landenrisico dat bij de cliënt hoort.
Doel en herkomst
Doel en aard van de relatie en de transactie. Bij een koper ook de financiering en, waar nodig, de bron van het vermogen.
Risico en besluit
Een risicoklasse (laag, midden of hoog) met onderbouwing. Bij een hoger risico volgt verscherpt onderzoek (EDD). Een compliance officer beoordeelt het dossier.
Acceptatie of niet
De uitkomst van het onderzoek en de reden waarom een cliënt of transactie wel of niet wordt geaccepteerd.
Poortwachter
Ontbreekt er iets essentieels, zoals een PEP-screening of een geldig identiteitsbewijs, dan kan het dossier niet worden afgerond.
Monitoring
Per dossier legt u vast of monitoring doorlopend is. Herbeoordeling wordt automatisch ingepland op basis van het risico.

Toezichthouder Ready

Kunt u laten zien wat u deed?

Toezichthouder Ready is geen keurmerk en geen garantie dat een toezichthouder een dossier accepteert. Het is een werkwijze: elk dossier beantwoordt dezelfde zes vragen.

Wat is onderzocht?
De onderzochte punten per stap, met de gegevens en documenten erbij.
Welke risico's zijn vastgesteld?
De risicoklasse en de signalen waarop die is gebaseerd.
Welke afweging is gemaakt?
De onderbouwing van het besluit, ook wanneer het risico laag is.
Wie heeft het uitgevoerd?
Elke handeling staat op naam in de audittrail.
Wanneer is het gebeurd?
Datum en tijd per handeling en per versie van het rapport.
Kunt u het laten zien?
Het afgeronde dossier is een rapport, ook als PDF met watermerk, bewaard met een controlegetal (SHA-256). Voor een steekproef kunt u afgeronde dossiers alleen-lezen delen met de toezichthouder via een beveiligde link, of als één ZIP-bestand exporteren.

Wie doet het werk

Zelf doen, met ondersteuning of uitbesteden

U kiest per dossier. Voor elke vorm geldt hetzelfde controlepunt: een compliance officer beoordeelt het dossier voordat het wordt afgerond.

Zelf doen

U doorloopt het cliëntenonderzoek zelf in het platform en rondt het dossier af.

Met ondersteuning

Bij twijfel over een UBO, een PEP- of sanctietreffer of een onduidelijke eigendomssituatie zet u het dossier door. Een compliance officer neemt het over of kijkt mee.

Uitbesteden

Wij behandelen het onderzoek voor u. Wij adviseren, u keurt het advies zelf goed en blijft eindverantwoordelijk.

Meer over cliëntenonderzoek met Apex Compliance

Veelgestelde vragen

Vragen die vaker langskomen

Nee. Het platform is voor het compliance-domein: cliëntenonderzoek, dossiers, training en rapportage. Uw kantoorsoftware blijft uw kantoorsoftware.

Elk kantoor ziet alleen zijn eigen gegevens. Dat wordt op databaseniveau afgedwongen, niet alleen in het scherm. Eigenaars en medewerkers hebben verschillende rechten: abonnement, facturatie, de Vault en SIRA en beleid zijn er voor de eigenaar.

Ja. Elke dienst kan zelfstandig beginnen. Wat er later bij komt, komt erbij omdat het nodig is.

Nee. Wat een toezichthouder van een dossier vindt, kunnen wij niet beloven. Het platform zorgt ervoor dat u kunt laten zien wat u hebt onderzocht, welke afweging u hebt gemaakt, wie het deed en wanneer.

Meer over dit onderwerp

Lees verder

Weet binnen één gesprek waar u staat

Een intakegesprek met een compliance-specialist, zonder verplichtingen.

Plan een intakegesprek Stel eerst een vraag