Hoe doe ik een FIU-melding?

Een FIU-melding doet u via het meldportaal goAML, het systeem dat FIU-Nederland gebruikt voor het ontvangen en verwerken van meldingen van ongebruikelijke transacties. U logt in met eHerkenning en vult de melding in volgens de door FIU-Nederland voorgeschreven structuur. Voor veel makelaarskantoren is dit een stap die pas voor het eerst wordt gezet op het moment dat er daadwerkelijk een ongebruikelijke transactie is geconstateerd, met als risico dat de eerste melding onder tijdsdruk en zonder goede voorbereiding wordt gedaan. Een goede voorbereiding, ruim vóórdat u de melding daadwerkelijk nodig heeft, voorkomt vertraging en fouten op het moment dat het er echt om gaat.

Registratie en interne organisatie vooraf

Voordat u ooit een melding kunt indienen, moet uw kantoor als meldingsplichtige instelling geregistreerd staan bij goAML. Deze registratie is een eenmalige, administratieve stap, maar vraagt wel voorbereidingstijd: u heeft toegang nodig via eHerkenning op het juiste betrouwbaarheidsniveau, en de aanvraag daarvan kan enkele dagen tot weken in beslag nemen als uw kantoor dit nog niet heeft geregeld.

Daarnaast schrijft de Wwft voor dat u intern een meldfunctionaris aanwijst: de persoon die verantwoordelijk is voor de beoordeling van ongebruikelijke transacties en het namens het kantoor indienen van meldingen. Bij kleinere makelaarskantoren is dit vaak de eigenaar of directeur zelf; bij grotere kantoren kan dit een aparte compliance-functionaris zijn.

Wat een goede melding bevat

De kwaliteit van een melding bepaalt in belangrijke mate hoe goed FIU-Nederland deze kan beoordelen. Een goede melding bevat op zijn minst de volgende onderdelen. Ten eerste de gegevens van de cliënt en, indien van toepassing, de UBO. Ten tweede een heldere beschrijving van de transactie zelf: om welk object gaat het, welk bedrag, welke betaalvorm, welke partijen zijn betrokken.

Ten derde vermeldt u expliciet welke indicator of indicatoren van toepassing zijn. Ten vierde voegt u aanvullende documentatie toe die uw beoordeling ondersteunt. Ten vijfde, en dit wordt vaak onderschat, bevat een goede melding uw eigen analyse: een korte, feitelijke onderbouwing van waarom u de transactie als ongebruikelijk beoordeelt. Dit is niet hetzelfde als het bewijzen van witwassen: het is een heldere weergave van uw redenering, zodat FIU-Nederland de melding snel en goed kan duiden.

Bewaarplicht en auditbestendigheid

Na indiening stopt uw verantwoordelijkheid niet. U dient de melding zelf, samen met de onderliggende documentatie, minimaal 5 jaar te bewaren. Dit betekent dat u een dossier moet inrichten waarin de ingediende melding is opgeslagen, plus alle stukken die tot die melding hebben geleid.

Deze bewaarplicht is direct gekoppeld aan uw auditbestendigheid. Bij een controle door de toezichthouder moet u kunnen tonen dát u heeft gemeld, en ook hoe u tot die beoordeling bent gekomen. Een toezichthouder die een dossier doorneemt, wil zien dat de meldfunctionaris een consistente, navolgbare redenering heeft gevolgd, niet een ad-hocbeslissing die achteraf niet meer te reconstrueren is.

Voorbeeld uit de praktijk

Een middelgroot makelaarskantoor in Eindhoven heeft de meldfunctionaris-rol belegd bij de compliance-verantwoordelijke, die twee jaar eerder al de eHerkenning-registratie voor goAML heeft geregeld, ruim voordat dit ooit nodig bleek. Wanneer een verkoopmakelaar een dossier aandraagt waarin de koper van een woonboerderij van € 650.000 een deel van de koopsom wil voldoen via een derde partij die geen familielid of zakelijke relatie blijkt te zijn, pakt de compliance-verantwoordelijke het dossier direct op.

Binnen het interne proces verzamelt zij de gegevens uit het cliëntenonderzoek, de correspondentie waarin de koper vraagt om de betaling via de derde partij te laten lopen, en een korte notitie waarin zij toelicht waarom dit als subjectieve indicator wordt beoordeeld: er is geen aantoonbare relatie tussen koper en de derde partij, en de koper heeft desgevraagd geen overtuigende verklaring gegeven voor deze constructie. Omdat de eHerkenning-toegang al in orde is, kan zij dezelfde week inloggen op goAML en de melding indienen, compleet met de onderbouwende documentatie. Het volledige dossier wordt vervolgens gearchiveerd in het compliance-systeem van het kantoor, met een bewaartermijn die ruim boven de wettelijke termijn van 5 jaar wordt aangehouden.

Oefenen voordat het nodig is

Een praktische tip die veel kantoren onderschatten: wacht niet tot de eerste daadwerkelijke ongebruikelijke transactie om voor het eerst met goAML te werken. Zodra de registratie en eHerkenning-toegang op orde zijn, is het verstandig om de meldfunctionaris vertrouwd te maken met de indeling en werking van het portaal, bijvoorbeeld door de invulvelden en de gevraagde structuur alvast door te nemen aan de hand van een fictief voorbeeld. Op het moment dat er daadwerkelijk een melding moet worden gedaan, telt iedere dag, en wilt u niet dat de meldfunctionaris voor het eerst moet uitzoeken hoe het systeem werkt terwijl de klok van de onverwijlde meldplicht al loopt.

Het is ook verstandig om binnen het kantoor een korte interne procedure op papier te zetten die beschrijft: wie signaleert een mogelijk ongebruikelijke transactie, bij wie meldt deze persoon dit intern, binnen welke termijn beoordeelt de meldfunctionaris de zaak, en wie is de back-up wanneer de vaste meldfunctionaris afwezig is. Zonder een dergelijke procedure loopt u het risico dat een signaal blijft hangen bij een individuele medewerker die niet goed weet wat de volgende stap is, met vertraging als gevolg, precies wat de onverwijlde meldplicht wil voorkomen.

Checklist: een FIU-melding indienen

• Zorg dat uw kantoor tijdig geregistreerd staat bij goAML en dat de eHerkenning-toegang op orde is.
• Wijs intern een meldfunctionaris aan die verantwoordelijk is voor beoordeling en indiening van meldingen, met een back-up voor afwezigheid.
• Zorg dat medewerkers weten bij wie zij signalen van mogelijk ongebruikelijke transacties moeten melden.
• Neem in de melding op: cliënt- en UBO-gegevens, een beschrijving van de transactie, de toegepaste indicator(en), onderbouwende documentatie en uw eigen analyse.
• Bewaar de melding en alle onderliggende stukken minimaal 5 jaar, gestructureerd en makkelijk terug te vinden.
• Richt uw dossiervorming zo in dat u bij een audit direct kunt tonen hoe u tot de beoordeling bent gekomen.
• Maak uzelf en uw team ruim vóórdat het daadwerkelijk nodig is, vertrouwd met het goAML-portaal en de gevraagde structuur.