Hoe vaak moet een cliëntdossier worden herzien?

Cliëntenonderzoek is nooit een momentopname die u eenmalig afrondt en vervolgens kunt vergeten. De Wwft verplicht u om dossiers periodiek te herzien, zodat de informatie die aan de basis van uw risico-inschatting ligt actueel blijft gedurende de hele looptijd van de relatie. Tegelijkertijd geeft de wet zelf geen exacte termijnen: er staat nergens een vaste periode in de wettekst die voorschrijft dat u een dossier precies na zoveel maanden moet herzien. In plaats daarvan verwacht de wetgever, en daarmee ook de toezichthouder, dat u een risicogebaseerde aanpak hanteert: hoe hoger het risico van een cliënt of transactie, hoe vaker en grondiger u het dossier opnieuw beoordeelt.

Voor makelaars betekent dit dat periodieke herziening niet vrijblijvend is, ook al ontbreekt een harde wettelijke deadline. U moet zelf een beleid vaststellen waarin u vastlegt met welke frequentie u dossiers in de verschillende risicocategorieën herbeoordeelt, en dat beleid consequent toepassen.

De in de praktijk gehanteerde termijnen

Hoewel de Wwft geen exacte cijfers voorschrijft, is er in de toezichtpraktijk een gangbare indeling ontstaan die aansluit bij de risicoclassificatie die u toch al voor ieder dossier moet vaststellen. Bij hoog risico wordt doorgaans een jaarlijkse herziening verwacht: dossiers met PEP-relaties, cliënten uit hoog-risicolanden of complexe structuren verdienen die frequente aandacht omdat de kans op verandering (en de impact daarvan) groter is. Bij midden risico, de categorie waarin de meeste reguliere transacties vallen, wordt een herzieningsritme van elke twee tot drie jaar als redelijk beschouwd. Bij laag risico, waar doorgaans ook SDD van toepassing is, volstaat een langere cyclus van elke drie tot vijf jaar.

Deze termijnen zijn richtinggevend, geen exacte wettelijke norm, maar wijkt u er sterk van af zonder onderbouwing, dan loopt u het risico dat een toezichthouder uw aanpak als onvoldoende risicogebaseerd beoordeelt.

Periodieke herziening is niet genoeg: triggers vereisen direct handelen

Naast de vaste hersieningscyclus geldt een aanvullende, minstens zo belangrijke verplichting: u moet een dossier ook tussentijds beoordelen zodra zich een concreet signaal voordoet, ongeacht waar u zich bevindt in de reguliere cyclus. De belangrijkste triggers zijn: een ongebruikelijke transactie die afwijkt van het patroon dat u eerder voor deze cliënt had vastgesteld, een wijziging in de UBO of de bestuurssamenstelling van een cliënt die een rechtspersoon is, een update van de sanctielijsten waaruit blijkt dat een betrokken partij nieuw is opgenomen, een treffer bij een PEP-screening die er eerder niet was, of een melding die voortkomt uit uw eigen interne signaleringssysteem.

Bij zo'n trigger wacht u niet tot de volgende geplande hersieningsdatum. U beoordeelt het dossier direct, stelt vast of de risicoclassificatie nog klopt, en past waar nodig het onderzoeksniveau aan.

Vastlegging is het bewijs van uw aanpak

Een herziening die u wel heeft uitgevoerd maar niet heeft vastgelegd, is voor een toezichthouder niet te onderscheiden van een herziening die nooit heeft plaatsgevonden. Leg daarom per dossier drie dingen vast: wanneer de laatste review heeft plaatsgevonden, wie deze heeft uitgevoerd, en wat de uitkomst was, inclusief eventuele aanpassingen aan de risicoclassificatie of het onderzoeksniveau.

Voorbeeld uit de praktijk

Een makelaarskantoor in Eindhoven heeft een lopend dossier van een vastgoedbelegger die via een besloten vennootschap regelmatig bedrijfspanden aankoopt. Bij de intake is dit dossier geclassificeerd als midden risico: een Nederlandse ondernemer met een transparante structuur en consistente financiering vanuit een Nederlandse zakelijke rekening. Halverwege de reguliere hersieningscyclus meldt de vastgoedbelegger echter een nieuwe transactie van bijna tien keer de gebruikelijke transactieomvang, waarbij de financiering deels via een investeringsvehikel uit een ander land loopt dat niet eerder in het dossier voorkwam.

De medewerker die de transactie behandelt, herkent het signaal, meldt dit intern, en de compliance-verantwoordelijke start direct een tussentijdse herbeoordeling: wie is de UBO van het nieuwe investeringsvehikel, wat is de reden voor deze gewijzigde financieringsroute, en moet het risiconiveau van het gehele dossier worden opgehoogd. De uitkomst (een tijdelijke opschaling naar verscherpt onderzoek voor deze specifieke transactie) wordt volledig vastgelegd, inclusief datum, uitvoerder en onderbouwing.

Wie de herziening uitvoert en hoe u dit organiseert

Voor kleinere kantoren is het verleidelijk om herziening ad hoc te laten gebeuren, wanneer iemand er toevallig aan denkt. Dat werkt niet structureel: naarmate uw dossierportefeuille groeit, wordt het ondoenlijk om op gevoel te onthouden welk dossier wanneer voor het laatst is beoordeeld. Werk daarom met een vaste herzieningsplanning, gekoppeld aan de risicoclassificatie van elk dossier, en wijs iemand binnen het kantoor aan die verantwoordelijk is voor het bewaken van die planning. Dat hoeft niet per se de eigenaar of directeur te zijn, maar wel iemand met voldoende overzicht en bevoegdheid om dossiers daadwerkelijk te heropenen wanneer dat nodig is.

Een tweede praktisch punt is dat herziening niet betekent dat u het volledige cliëntenonderzoek van nul af aan overdoet. U beoordeelt gericht: is de eerder vastgestelde risicoclassificatie nog houdbaar in het licht van eventuele wijzigingen, zijn de identiteitsgegevens nog actueel, en zijn er in de tussenliggende periode signalen geweest die om nadere aandacht vragen. Bij laag risico kan dit een relatief lichte toets zijn; bij hoog risico is een grondiger herbeoordeling op zijn plaats, vergelijkbaar met de diepgang van de oorspronkelijke intake.

In het kort

• De Wwft schrijft geen exacte hersieningstermijn voor, maar verwacht een risicogebaseerde aanpak die u zelf onderbouwt.
• Hanteer als praktijkrichtlijn: hoog risico jaarlijks, midden risico elke twee tot drie jaar, laag risico elke drie tot vijf jaar.
• Leg uw hersieningsbeleid vast en pas het consequent toe op al uw dossiers.
• Beoordeel een dossier altijd direct tussentijds bij triggers: afwijkende transacties, UBO- of bestuurswijzigingen, sanctie-updates, PEP-hits of interne signalen.
• Wacht bij een trigger nooit tot de volgende geplande hersieningsdatum.
• Documenteer per herziening: wanneer, door wie, en met welke uitkomst.
• Beschouw ontbrekende vastlegging als het equivalent van een herziening die nooit heeft plaatsgevonden.
• Wijs binnen uw kantoor iemand aan die de herzieningsplanning structureel bewaakt, zodat dit niet afhangt van toeval of geheugen.
• Pas de diepgang van een herziening aan het risiconiveau aan: een lichte toets bij laag risico, een grondige herbeoordeling bij hoog risico.