Terug naar nieuws

Wwft · 8 oktober 2026 · 7 min leestijd

Periodieke Wwft-review voor makelaars: wanneer moet u een dossier opnieuw beoordelen?

Een Wwft-dossier is niet automatisch klaar na de eerste controle. Lees wanneer herbeoordeling nodig is, welke signalen tellen en wat u vastlegt.

Kort antwoord: een makelaar moet cliëntgegevens en het risicobeeld gedurende een lopende zakelijke relatie passend actueel houden. De Wwft schrijft niet voor dat ieder dossier standaard na precies één, twee of drie jaar opnieuw moet worden onderzocht. De aard van de relatie, het risico en nieuwe informatie bepalen wanneer en hoe diep een herbeoordeling nodig is. Bij een eenmalige, afgeronde transactie is dat iets anders dan bij een doorlopende cliëntrelatie.

Een goede review is meer dan opnieuw een identiteitsbewijs opvragen. De vraag is of de informatie waarop uw eerdere beoordeling rustte nog klopt.

Wanneer is een periodieke Wwft-review nodig?

De Wwft verlangt bij cliëntenonderzoek onder meer voortdurende controle op de zakelijke relatie en transacties gedurende die relatie. De Belastingdienst noemt daarbij ook het zo nodig onderzoeken van de bron van middelen. Dat betekent niet dat elk makelaarsdossier permanent op dezelfde manier moet worden gevolgd. De gekozen controle moet passen bij het type cliënt, de dienstverlening en het vastgestelde risico.

Een makelaar die een eenmalige verkoop heeft afgerond, heeft een andere situatie dan een kantoor dat jarenlang voor dezelfde vastgoedbelegger bemiddelt. Leg daarom bij cliëntacceptatie vast of sprake is van een doorlopende relatie, welk risicoprofiel geldt en welke gebeurtenissen aanleiding geven tot een nieuwe beoordeling.

Zes signalen om het dossier opnieuw te bekijken

1. De eigenaar of UBO verandert

Bij een zakelijke cliënt kan een wijziging in aandeelhouders, uiteindelijke belanghebbenden of zeggenschap gevolgen hebben voor uw eerdere beoordeling. Controleer wat er is veranderd en of de structuur nog voldoende inzichtelijk is.

2. Een andere persoon gaat namens de cliënt optreden

Een nieuwe bestuurder, gemachtigde of vertegenwoordiger kan betekenen dat bevoegdheden en identiteitsgegevens opnieuw moeten worden gecontroleerd. Een oude volmacht bewijst niet vanzelf dat iemand vandaag nog bevoegd is.

3. De transactie wijkt af van het bekende profiel

Denk aan een andere financieringswijze, een onverwachte derde betaler of een aankoop die niet logisch aansluit op wat u over de cliënt weet. Zo'n afwijking is geen bewijs van witwassen, maar kan wel aanleiding geven tot aanvullende vragen en een aangepaste risicobeoordeling.

4. Er ontstaat een relevante PEP- of sanctiesignalering

Een nieuwe of gewijzigde hit vraagt om beoordeling. Controleer eerst of de hit daadwerkelijk op de betrokken persoon of entiteit ziet. Leg vervolgens de uitkomst en eventuele vervolgstappen vast. Een naamovereenkomst alleen is geen afgeronde risicobeoordeling.

5. De cliënt of vastgoedconstructie verandert wezenlijk

Bijvoorbeeld wanneer een cliënt die eerder een eigen woning verkocht nu via meerdere vennootschappen vastgoed aankoopt. Het oude risicoprofiel kan dan onvoldoende zijn voor de nieuwe dienstverlening.

6. Nieuwe informatie spreekt het bestaande dossier tegen

Dat kan gaan om tegenstrijdige verklaringen, gewijzigde openbare informatie of een document dat niet aansluit op eerdere gegevens. Maak zichtbaar welke informatie u hebt vergeleken en waarom u al dan niet verder onderzoekt.

Hoe vaak moet een makelaar een cliëntdossier herbeoordelen?

Er bestaat geen algemene wettelijke regel dat elk makelaarsdossier jaarlijks moet worden vernieuwd. Bij een lopende zakelijke relatie bepaalt het risico mede de frequentie en diepgang van de controle. Een hoog risicoprofiel vraagt doorgaans om intensievere aandacht dan een laag risico, maar de concrete planning moet uit uw eigen risicobeoordeling en beleid volgen.

Apex raadt aan twee mechanismen te combineren:

Vermijd een automatische werkwijze waarbij een systeem elk dossier na twaalf maanden op groen zet zonder te controleren of er inhoudelijk iets is veranderd.

Zo voert u een herbeoordeling uit in vier stappen

Stap 1. Lees de oorspronkelijke beoordeling terug

Wat was de dienstverlening, wie waren de betrokken partijen en welke aannames droegen de risicoclassificatie? Controleer of de informatie nog relevant is.

Stap 2. Vergelijk met de actuele situatie

Vraag alleen informatie op die nodig is om veranderingen te begrijpen. Denk aan actuele vertegenwoordiging, eigendomsstructuur, transactieomstandigheden en relevante screeningsresultaten. Gebruik waar passend betrouwbare bronnen.

Stap 3. Neem een nieuw, onderbouwd besluit

Blijft het risicoprofiel gelijk, is aanvullend onderzoek nodig of moet de zaak worden geëscaleerd? Beoordeel bij signalen van een mogelijk ongebruikelijke transactie afzonderlijk of de Wwft-meldplicht aan de orde is. Een review mag een noodzakelijke meldbeoordeling niet uitstellen.

Stap 4. Leg de review herleidbaar vast

Noteer minimaal de aanleiding, datum, geraadpleegde informatie, relevante wijzigingen, beoordeling, eventuele maatregelen, verantwoordelijke en het moment van een volgende controle indien van toepassing. Zo kan een collega later begrijpen waarom het dossier wel of niet is aangepast.

Praktijkvoorbeeld: dezelfde cliënt, een andere transactie

Fictief voorbeeld. Een makelaarskantoor heeft eerder voor een Nederlandse ondernemer bemiddeld bij de verkoop van een bedrijfspand. Een jaar later vraagt diezelfde cliënt begeleiding bij een aankoop via een buitenlandse holding. De eerdere identificatiegegevens kunnen nog nuttig zijn, maar zeggen niet automatisch genoeg over de nieuwe eigendomsstructuur, de vertegenwoordiging of het transactierisico.

Een passende aanpak is om eerst te bepalen welke informatie nog actueel is, vervolgens de nieuwe structuur en betrokken personen te onderzoeken en de risicobeoordeling opnieuw te onderbouwen. Het dossier vermeldt waarom aanvullende documenten wel of niet nodig waren.

Wat moet u vooral niet doen?

Een review afvinken omdat de datum is verstreken, zonder inhoudelijke beoordeling, helpt weinig. Hetzelfde geldt voor het bewaren van een nieuw KvK-uittreksel zonder te controleren wat is gewijzigd. Ook het omgekeerde is riskant: relevante signalen laten liggen omdat de jaarlijkse controledatum nog niet is bereikt.

Apex raadt aan in het dossier altijd het onderscheid zichtbaar te maken tussen feit, risicosignaal, onderzoeksstap en besluit.

Veelgestelde vragen

Moet ik ieder afgerond verkoopdossier elk jaar opnieuw onderzoeken?

Niet automatisch. Een afgeronde eenmalige transactie is niet hetzelfde als een lopende zakelijke relatie. Wel moet u de Wwft-gegevens bewaren volgens de toepasselijke bewaarplicht en relevante nieuwe dienstverlening opnieuw beoordelen.

Is een nieuwe PEP-hit direct bewijs van een probleem?

Nee. Beoordeel eerst of de hit juist is, welke persoon of entiteit het betreft en welke wettelijke maatregelen in die situatie gelden. Documenteer de uitkomst.

Kan software een Wwft-review volledig overnemen?

Software kan signaleren, gegevens verzamelen en beslissingen vastleggen. De inhoudelijke beoordeling van het risico en eventuele escalatie moeten binnen het kantoor goed zijn belegd.

Moet de volgende reviewdatum altijd exact één jaar later liggen?

Nee. Kies een frequentie die u kunt onderbouwen vanuit de risico's en aard van de lopende relatie. Nieuwe signalen kunnen aanleiding geven eerder te herbeoordelen.

Praktische volgende stap

Wilt u nagaan of uw kantoor cliëntenonderzoek, herbeoordelingen en escalaties consequent vastlegt? Bekijk de Wwft-eisen voor makelaars en de kennisbankuitleg over herziening van cliëntendossiers. Tijdens een vrijblijvende Compliance Intake bespreekt Apex hoe dit proces aansluit op uw praktijk. Voor medewerkers die de afwegingen zelf moeten maken is er ook de live Wwft-training voor makelaars.

Officiële bronnen

Inhoudelijk gecontroleerd op 8 oktober 2026. Dit artikel geeft algemene informatie; de beoordeling van een concreet dossier hangt af van de feiten en het toepasselijke recht.

Uit de kennisbank