← Alle diensten

Compliance Vault

Eén veilige documentbron, geen mailbijlagen meer

Alle compliance-documenten op één plek, hergebruikbaar tussen dossiers, controleerbaar deelbaar en met audittrail. Zo kunt u per dossier laten zien welke stukken u had.

Plan een intakegesprek

Gratis · 30 minuten · zonder verplichting

De situatie

Documenten staan overal, behalve waar ze moeten staan

Paspoorten in de mail. UBO-uittreksels in een persoonlijke map. Sanctieprints in een Word-bestand. Bij een inspectie blijkt: niemand weet meer welke versie de actuele is, of die wel veilig is gedeeld, of wie er toegang toe had.

Paspoorten en uittreksels verspreid in mailboxen
Versies door elkaar, niemand weet welke geldt
Documenten worden onversleuteld gedeeld
Geen audittrail wie wat heeft ingezien
Hetzelfde document wordt drie keer opnieuw opgevraagd
Bij een controle kost het zoeken veel tijd

De aanpak

Hoe Apex Compliance dit oplost

Bekijk alle diensten
  • 01

    Eén centrale documentbron

    Alles in één Vault per cliënt, met versie- en geldigheidsbeheer.

  • 02

    Hergebruik tussen dossiers

    Goedgekeurde documenten zijn herbruikbaar in nieuwe trajecten.

  • 03

    Veilige deling

    Tijdelijke, gelogde share-links met verloopdatum en watermark.

  • 04

    Volledige audittrail

    Elke upload, view, download en deling wordt vastgelegd.

  • 05

    Documenten opvragen bij uw cliënt

    U stuurt een beveiligde uploadlink; wat uw cliënt aanlevert, komt direct in het juiste dossier.

  • 06

    Toezichtdossier

    Eén klik maakt een geordend ZIP-bestand met uw afgeronde dossiers voor de toezichthouder.

Het resultaat

Wat dit uw kantoor oplevert

Concreet en aantoonbaar, zodat u het bij een controle kunt laten zien.

Eén bron van waarheid voor alle compliance-documenten
Documenten hergebruikbaar tussen dossiers
Veilig delen zonder mailbijlagen
Audittrail op elke handeling
Per dossier terug te vinden bij een controle
Bewaartermijnen worden per dossier gevolgd

Zo verloopt het

Van eerste gesprek tot doorlopende uitvoering

01

Huidige situatie

We brengen in kaart wat er al staat en wat ontbreekt.

02

Assessment

Een specialist beoordeelt de risico's die bij uw kantoor horen.

03

Implementatie

Beleid, dossierflow en trainingen worden ingericht.

04

Dagelijkse uitvoering

Uw team werkt in het platform, met ondersteuning.

05

Inspection Ready

Het bewijs staat klaar voor de toezichthouder.

Veelgestelde vragen

Vragen die vaker langskomen

Alle documenten staan in een versleutelde, EU-gehoste omgeving met strikte toegangscontrole. U behoudt eigenaarschap; Apex Compliance is verwerker conform AVG.

Ja. U stuurt uw cliënt een beveiligde uploadlink; de stukken komen automatisch in het juiste dossier terecht en worden daar geregistreerd.

U genereert een share-link met verloopdatum, optioneel met watermark en wachtwoord. Elke opening en download wordt gelogd.

Documenten worden volgens de Wwft-bewaartermijn (vijf jaar na einde relatie) automatisch gemarkeerd en daarna verwijderd of geanonimiseerd, met audit-log van de actie.

Meer over dit onderwerp

Lees verder

Weet binnen één gesprek waar u staat

Een intakegesprek met een compliance-specialist, zonder verplichtingen.

Plan een intakegesprek Stel eerst een vraag