Hoe lang blijft iemand een PEP?

Een van de vragen die makelaars het vaakst stellen over PEP-screening is wanneer de verscherpte verplichtingen eindelijk ophouden te gelden. Het antwoord is minder eenvoudig dan veel kantoren zouden willen: de Wwft schrijft een minimumtermijn voor, maar laat daarna ruimte voor een eigen risicobeoordeling die per dossier kan verschillen. Dit maakt het een onderwerp waar goede documentatie net zo belangrijk is als de juridische regel zelf.

De kern is dat een persoon ten minste 12 maanden na het beëindigen van zijn of haar publieke functie als PEP wordt beschouwd. Pas na het verstrijken van die termijn mag u, op basis van een eigen beoordeling van de concrete omstandigheden, concluderen dat het verhoogde risico daadwerkelijk is afgenomen. Dat "mag" is hier het sleutelwoord: het is geen automatisme. De 12 maanden zijn een ondergrens, geen vaste einddatum waarna de verscherpte verplichtingen automatisch vervallen.

Waarom een vaste minimumtermijn bestaat

De wetgever heeft gekozen voor een vaste minimumtermijn omdat het risico dat aan een publieke functie kleeft niet op de dag van aftreden verdwijnt. Iemand die tien jaar minister is geweest, behoudt na zijn aftreden vaak nog geruime tijd toegang tot zijn oude netwerk, tot vertrouwelijke informatie, en tot mensen die nog invloed kunnen uitoefenen namens hem. Ook is het denkbaar dat corruptie of belangenverstrengeling die tijdens de ambtsperiode heeft plaatsgevonden, pas na het aftreden aan het licht komt of financieel wordt "verzilverd", bijvoorbeeld doordat er dan pas ruimte is om vermogen dat eerder verborgen moest blijven, zichtbaar te besteden aan bijvoorbeeld onroerend goed.

Een vaste minimumtermijn van 12 maanden zorgt ervoor dat instellingen zoals makelaars niet de dag na een aftreden al kunnen concluderen dat iemand "geen PEP meer is" en de verscherpte aandacht loslaten.

Waarom de termijn in de praktijk vaak langer is

Bij bepaalde categorieën PEP's is 12 maanden simpelweg niet genoeg om te concluderen dat het risico is afgenomen. Denk aan voormalige staatshoofden, invloedrijke bestuurders van internationale organisaties, of personen die een functie hebben bekleed in een land met een verhoogd corruptierisico. Bekendheid, netwerk en informele invloed bouwen zich op over jaren en verdwijnen niet in een enkel jaar. Voor dit soort gevallen is het gebruikelijk en verstandig om het verhoogde risico langer aan te houden dan de wettelijke minimumtermijn, soms voor meerdere jaren, en in uitzonderlijke gevallen feitelijk voor onbepaalde tijd zolang er geen duidelijke aanwijzing is dat het risico daadwerkelijk is afgenomen.

Wat u wel en niet mag automatiseren

Een fout die nogal wat kantoren maken, is het instellen van een automatische regel in hun systemen: "PEP-status vervalt automatisch na 12 maanden." Dit is niet voldoende en kan bij een toezichthouderscontrole als onzorgvuldig worden aangemerkt. De 12 maanden zijn het vroegste moment waarop u mag heroverwegen, niet het moment waarop de status vanzelf verdwijnt.

Wat wel mag en zelfs verstandig is: gebruik de 12-maandentermijn als trigger om het dossier opnieuw te beoordelen. Zodra die termijn is verstreken, gaat u actief na of de omstandigheden zijn veranderd, en legt u die beslissing en de onderbouwing vast in het dossier.

Voorbeeld uit de praktijk

Een makelaarskantoor in Eindhoven heeft een dossier lopen voor een cliënt die drie jaar geleden als wethouder van een middelgrote Nederlandse gemeente is afgetreden en destijds als PEP is aangemerkt vanwege zijn toenmalige bestuurlijke functie. Op het moment dat de cliënt een tweede woning wil kopen, is de 12-maandentermijn al ruimschoots verstreken.

De compliance officer beoordeelt het dossier opnieuw in plaats van blindelings de PEP-markering te laten vervallen. Een wethoudersfunctie in een middelgrote gemeente is weliswaar een publieke functie die destijds terecht als PEP is aangemerkt, maar heeft een aanmerkelijk lager risicoprofiel dan bijvoorbeeld een minister of een functie in een land met verhoogd corruptierisico. De cliënt is bovendien inmiddels drie jaar geen wethouder meer, heeft geen andere publieke functie aanvaard, en er zijn in de tussenliggende periode geen signalen geweest die op enig verhoogd risico wijzen.

Op basis van deze afweging besluit de compliance officer dat de PEP-status voor deze cliënt kan worden afgebouwd naar een regulier risicoprofiel, en legt deze beslissing met de onderliggende motivering vast in het dossier: de aard van de voormalige functie, de duur sinds het aftreden, en de afwezigheid van andere risicosignalen.

Wat er gebeurt als iemand na afbouw opnieuw een publieke functie aanvaardt

Een situatie die in de praktijk regelmatig voorkomt: een cliënt waarvan u de PEP-status ooit heeft afgebouwd, aanvaardt op een later moment opnieuw een publieke functie, of blijkt actief te zijn geworden in het bestuur van een internationale organisatie. In dat geval herleeft de PEP-status onmiddellijk vanaf het moment dat u hiervan kennisneemt. U hoeft niet te wachten op een nieuwe transactie om dit te signaleren. Dit onderstreept waarom doorlopende monitoring, ook van klanten die niet langer als PEP zijn geclassificeerd, waardevol blijft: een periodieke herscreening tegen actuele PEP-databases kan dit soort wijzigingen tijdig aan het licht brengen, ook tussen transacties in.

In het kort

• De Wwft schrijft een minimumtermijn van 12 maanden voor na het beëindigen van een publieke functie; dit is een ondergrens, geen automatische einddatum.
• Bij ex-staatshoofden, invloedrijke bestuurders of personen uit hoog-risicolanden kan het verhoogde risico vele jaren blijven bestaan.
• Stel nooit een automatische regel in die de PEP-status na 12 maanden zonder beoordeling laat vervallen.
• Gebruik het verstrijken van de 12 maanden juist als moment om het dossier actief te herbeoordelen.
• Weeg bij die herbeoordeling de aard en prominentie van de voormalige functie, het land, en eventuele nieuwe signalen mee.
• Leg de uitkomst van iedere herbeoordeling, inclusief de motivering, schriftelijk vast in het dossier.
• Houd er rekening mee dat een afgebouwde PEP-status onmiddellijk herleeft zodra iemand opnieuw een publieke functie aanvaardt.
• Blijf ook na afbouw van de PEP-status periodiek herscreenen, zodat een hernieuwde publieke functie niet ongemerkt blijft.
• Betrek bij twijfelgevallen altijd een tweede, ervaren blik binnen het kantoor voordat u een PEP-status definitief afbouwt: dit voorkomt dat de beslissing louter op het inzicht van één individuele medewerker rust en zorgt voor een consistentere, beter onderbouwde uitkomst.