Hoe screen ik op PEP- en sanctielijsten?

Screenen op PEP- en sanctielijsten is een van de meest tijdrovende onderdelen van het cliëntenonderzoek dat een makelaar onder de Wwft moet uitvoeren, en een onderdeel dat u nooit kunt overslaan. Handmatig screenen op losse sanctielijsten is in de praktijk niet meer te doen: de lijsten worden regelmatig bijgewerkt, ze zijn talrijk, en namen kunnen op meerdere manieren worden getranslitereerd of gespeld. Wie dit met een simpele Google-zoekopdracht of een handmatige controle van een PDF-lijst probeert te doen, loopt vroeg of laat een hit mis, met alle gevolgen van dien.

De oplossing is een gespecialiseerde screening-tool die de relevante lijsten geautomatiseerd combineert, dagelijks of vaker bijwerkt, en resultaten op een gestructureerde, herleidbare manier presenteert. Dit artikel legt uit welke lijsten daarbij horen, hoe vaak u moet screenen, en hoe u de uitkomsten op de juiste manier vastlegt.

Welke lijsten en databases u minimaal nodig heeft

Een volwaardige screening-tool combineert minimaal de volgende bronnen. Ten eerste de EU-sanctielijst, die geldt voor alle lidstaten en regelmatig wordt aangevuld naar aanleiding van geopolitieke ontwikkelingen. Ten tweede de VN-sanctielijst (UN), die de basis is voor veel nationale sanctieregimes wereldwijd. Ten derde de Amerikaanse OFAC-lijst, die weliswaar een Amerikaans instrument is, maar in de praktijk relevant is omdat veel internationale betaalstromen en cliënten hier toch mee te maken kunnen krijgen. Ten vierde de Nederlandse nationale sanctielijst, die specifiek voor de Nederlandse rechtsorde geldt en los kan staan van de EU-lijst.

Naast deze sanctielijsten heeft u een PEP-database nodig die wereldwijd prominente publieke functies en hun familieleden en naaste geassocieerden in kaart brengt. Een goede database dekt Nederlandse en Europese functionarissen, plus functionarissen uit landen waar uw cliënten vandaan komen of eerder gevestigd waren, inclusief lokale en regionale bestuurders waar relevant.

Belangrijk is dat een screening-tool niet alleen op exacte naam matcht. Namen kunnen op tientallen manieren worden gespeld, vooral bij transliteratie vanuit talen met een ander schrift (Arabisch, Cyrillisch, Chinees). Een goede tool gebruikt fuzzy matching, houdt rekening met geboortedatum en nationaliteit als extra onderscheidende factoren, en geeft een score of risico-indicatie mee bij iedere mogelijke hit, zodat u weloverwogen kunt beoordelen of het om de juiste persoon gaat.

Wanneer en hoe vaak u moet screenen

Screening is geen eenmalige actie die u afvinkt bij de intake en vervolgens vergeet. U screent op twee momenten: bij de intake van iedere cliënt en iedere UBO, en daarna doorlopend gedurende de looptijd van de relatie of het dossier. Dit is het meest kritieke moment: hier bepaalt u het risicoprofiel van het dossier en beslist u of aanvullend onderzoek (EDD) nodig is.

Daarna is doorlopende screening net zo belangrijk, bij voorkeur dagelijks of wekelijks, afhankelijk van hoe uw tool dit ondersteunt en hoeveel actieve dossiers u heeft. De reden hiervoor is simpel maar dwingend: sanctielijsten kunnen op ieder moment worden uitgebreid, vaak naar aanleiding van actuele geopolitieke gebeurtenissen. Een cliënt die bij intake volledig schoon was, kan een week later op een sanctielijst verschijnen. Als u alleen bij intake screent en daarna niet meer omkijkt, kan een dossier maandenlang doorlopen terwijl de cliënt inmiddels gesanctioneerd is.

Documentatie: de kern van een verdedigbaar proces

Een screening die u niet kunt aantonen, is in de ogen van de toezichthouder in feite niet gebeurd. Documenteer daarom altijd wanneer u gescreend heeft, met welke tool, tegen welke lijsten, en wat de uitkomst was. Dit geldt voor bevestigde hits, maar ook voor "false positives": situaties waarin de tool een gedeeltelijke naamovereenkomst signaleert die bij nadere beoordeling niet de juiste persoon blijkt te zijn. Leg vast: welke naam kwam naar voren, waarom is geconcludeerd dat het niet om de gesanctioneerde of PEP-persoon ging, en wie deze beoordeling heeft gedaan.

Voorbeeld uit de praktijk

Een makelaarskantoor in Rotterdam behandelt de verkoop van een bedrijfspand aan een vennootschap met een Cypriotische UBO. Bij de intake screent de compliance-tool automatisch de UBO en meldt een mogelijke hit op de EU-sanctielijst: de naam komt voor 78% overeen met een persoon die twee jaar eerder is gesanctioneerd vanwege betrokkenheid bij een omzeilingsconstructie voor een gesanctioneerd land.

De compliance officer onderzoekt de hit nader. De geboortedatum van de UBO in het dossier wijkt elf jaar af van de gesanctioneerde persoon, en het paspoortnummer komt niet overeen. Op basis hiervan concludeert de compliance officer dat het om een naamgenoot gaat en niet om de gesanctioneerde persoon zelf. Deze beoordeling, inclusief de vergelijking van geboortedatum en paspoortgegevens, wordt vastgelegd in het dossier met datum en naam van de beoordelaar.

Drie maanden later, terwijl de transactie nog niet is gepasseerd omdat de financiering van de koper vertraging oploopt, geeft de wekelijkse herscreening een nieuwe melding: dezelfde UBO staat nu daadwerkelijk op een recent aangepaste sanctielijst, ditmaal met een paspoortnummer dat wél overeenkomt. Omdat het kantoor doorlopend bleef screenen in plaats van alleen bij intake, wordt deze wijziging tijdig opgemerkt en kan het kantoor direct de juiste vervolgstappen zetten.

Screening is geen vervanging van uw eigen beoordelingsvermogen

Een laatste, belangrijk punt: een screening-tool is een hulpmiddel dat u ondersteunt, geen orakel dat de beslissing voor u neemt. De uiteindelijke beoordeling of een hit terecht is, of een dossier moet worden opgeschaald naar verscherpt onderzoek, blijft mensenwerk. Een tool die te veel hits genereert zonder onderscheidend vermogen, leidt tot "alert fatigue": medewerkers die na verloop van tijd elke melding routinematig wegklikken zonder echt te kijken. Kies daarom een tool die een goede balans biedt tussen gevoeligheid en precisie, en train medewerkers erin hoe zij een hit op een gestructureerde manier beoordelen, in plaats van blind te vertrouwen op wat het systeem toont.

Checklist

• Gebruik een screening-tool die minimaal de EU-, UN-, OFAC- en Nederlandse nationale sanctielijst combineert met een brede internationale PEP-database.
• Zorg dat de tool fuzzy matching toepast en rekening houdt met geboortedatum en nationaliteit om false positives te beperken.
• Screen iedere cliënt en iedere UBO bij intake, vóórdat u de transactie verder in behandeling neemt.
• Zet daarna doorlopende screening op, bij voorkeur dagelijks of wekelijks.
• Documenteer iedere hit, ook false positives, met de onderbouwing van de beoordeling en wie deze heeft uitgevoerd.
• Herscreen langlopende dossiers extra alert, omdat de situatie van de cliënt tussen intake en afronding kan veranderen.
• Train medewerkers in het gestructureerd beoordelen van hits, zodat screening een hulpmiddel blijft en geen vervanging van eigen beoordelingsvermogen.