Wat doe ik bij een sanctie-hit?

Een sanctie-hit is een van de weinige situaties in het Wwft-traject waarbij u niet de tijd heeft om rustig een dossier op te bouwen en later te reageren: de verplichtingen treden onmiddellijk in werking. Waar u bij de meeste andere signalen doorgaans de ruimte heeft om eerst nader onderzoek te doen en pas daarna te beslissen of en hoe u meldt, ligt dat bij een bevestigde sanctie-hit anders. Sanctiewetgeving is direct werkende regelgeving: zodra vaststaat dat u zaken doet met een gesanctioneerde persoon of entiteit, mag u simpelweg niet verder gaan met de dienstverlening zoals u die gepland had.

Dit artikel loopt door wat er in de praktijk gebeurt op het moment dat een screening-tool of handmatige controle een hit oplevert, wat het verschil is tussen een bevestigde hit en een "mogelijke" hit, en welke fouten makelaars het vaakst maken in deze situatie.

De directe verplichtingen bij een bevestigde hit

Zodra een hit is bevestigd (dat wil zeggen: na onderzoek staat vast dat de cliënt, de UBO, of een andere betrokken partij daadwerkelijk de gesanctioneerde persoon of entiteit is), treden er onmiddellijk een aantal verplichtingen in werking.

Ten eerste moet u tegoeden en transacties bevriezen: geen betalingen, overboekingen of andere financiële handelingen meer faciliteren die met deze cliënt te maken hebben. Voor een makelaar betekent dit concreet dat de bemiddeling stopt: u werkt niet verder aan het tot stand brengen van de koopovereenkomst, u begeleidt geen verdere onderhandelingen en u zorgt er niet voor dat de transactie richting de notaris beweegt.

Ten tweede mag u geen nieuwe diensten verlenen aan deze cliënt. Ook als er nog andere, op zichzelf staande verzoeken lopen, moet u die eveneens stopzetten zolang de sanctie van kracht is.

Ten derde, en dit is een punt waar veel kantoren over struikelen: u mag de relatie niet zomaar eigenhandig beëindigen zonder afstemming met de toezichthouder. De intuïtieve reactie van veel makelaars is om de cliënt zo snel mogelijk "netjes" af te wikkelen. Dat is echter niet de juiste route: het beëindigen van de relatie kan namelijk zelf ook een vorm van tegoeden vrijgeven of een ontwijking van het bevriezingsregime inhouden, en de toezichthouder moet eerst mee kunnen kijken en instemmen met hoe de relatie wordt afgewikkeld.

Het tipping-off verbod: wat u niet mag doen

Een van de meest contra-intuïtieve regels in dit hele proces is dat u de cliënt niet mag informeren over het feit dat er een sanctie-hit is geconstateerd. Dit heet het tipping-off verbod. De achterliggende logica is dat als de gesanctioneerde persoon weet dat hij ontdekt is, hij tegoeden kan wegsluizen, documenten kan laten verdwijnen of op een andere manier het onderzoek kan frustreren voordat de autoriteiten kunnen ingrijpen.

In de praktijk betekent dit dat u een lopend dossier op een zo natuurlijk mogelijke manier "on hold" moet zetten, zonder de werkelijke reden te noemen. U kunt bijvoorbeeld verwijzen naar interne procedures, aanvullende administratieve controle, of eenvoudigweg vertraging in de dossierverwerking, zonder ooit het woord sanctie, melding of onderzoek te laten vallen. Dit vraagt om zorgvuldigheid van iedereen binnen het kantoor die met de cliënt in contact staat, niet alleen van de compliance officer.

Melden bij de juiste instanties

Naast het bevriezen en het tipping-off verbod moet u zo snel mogelijk melding doen bij de juiste toezichthouder en bij FIU-Nederland. Voor financiële instellingen is dat doorgaans DNB, voor de meeste andere Wwft-instellingen (waaronder makelaars) is dat de Belastingdienst. Daarnaast meldt u bij FIU-Nederland, de instantie die ongebruikelijke transacties in Nederland verzamelt en analyseert.

Wacht met deze melding niet tot u "helemaal zeker" bent van elk detail. Zodra u een redelijke overtuiging heeft dat er sprake is van een bevestigde hit, meldt u.

Wat als het een mogelijke hit is (waarschijnlijk false positive)?

Niet iedere melding van een screening-tool is een bevestigde hit. Vaak gaat het om een "mogelijke hit": een gedeeltelijke naamovereenkomst die bij nadere beoordeling waarschijnlijk een andere persoon betreft. Ook in dat geval mag u dit niet zomaar wegklikken. U moet het onderzoeken (bijvoorbeeld door geboortedatum, nationaliteit, adres of andere identificerende gegevens te vergelijken) en de uitkomst van dat onderzoek documenteren.

Bij aanhoudende twijfel is het verstandig om altijd op te schalen naar uw compliance officer voordat u de zaak als afgehandeld beschouwt. De gevolgen van het ten onrechte laten doorgaan van een dossier met een echte hit zijn aanzienlijk groter dan de tijd die het kost om een extra check te laten uitvoeren.

Voorbeeld uit de praktijk

Een makelaarskantoor in Utrecht begeleidt de verkoop van een villa van 1,8 miljoen euro. Halverwege het traject, terwijl de koopovereenkomst al is getekend en de koper bezig is met de financiering, meldt de wekelijkse herscreening een hit op de UBO van de kopende vennootschap: naam, geboortedatum en land komen volledig overeen met een persoon die kort daarvoor op de EU-sanctielijst is geplaatst in verband met betrokkenheid bij een omzeilingsnetwerk.

De compliance officer bevestigt de hit na vergelijking van paspoortgegevens. Vanaf dat moment stopt het kantoor onmiddellijk met alle verdere begeleiding van de transactie: er wordt niet meer gecommuniceerd over de voortgang van de financiering, geen documenten worden nog uitgewisseld richting de notaris, en er vindt geen verdere onderhandeling plaats. Naar de cliënt toe communiceert de betrokken makelaar enkel dat "er intern nog een administratieve controle loopt voordat we verder kunnen", zonder de werkelijke reden te noemen.

Diezelfde dag meldt de compliance officer de hit bij de Belastingdienst als toezichthouder en bij FIU-Nederland. Het kantoor documenteert de volledige tijdlijn: wanneer de hit is gesignaleerd, welke gegevens zijn vergeleken, wanneer de melding is gedaan en welke interne communicatie is gevoerd om het tipping-off verbod niet te schenden. Pas na afstemming met de toezichthouder wordt duidelijk hoe de relatie met de cliënt formeel wordt afgewikkeld, in plaats van dat het kantoor dit op eigen initiatief doet.

In het kort

• Bevries bij een bevestigde sanctie-hit onmiddellijk alle tegoeden en transacties en verleen geen nieuwe diensten.
• Beëindig de relatie niet op eigen initiatief; wacht op afstemming met de toezichthouder over de afwikkeling.
• Informeer de cliënt nooit over de hit (tipping-off verbod): houd communicatie neutraal en zonder de werkelijke reden.
• Meld zo snel mogelijk bij de juiste toezichthouder (doorgaans de Belastingdienst voor makelaars) en bij FIU-Nederland.
• Onderzoek ook "mogelijke hits" die waarschijnlijk false positives zijn, en documenteer de uitkomst altijd.
• Schaal bij twijfel altijd op naar uw compliance officer voordat u een dossier als afgehandeld beschouwt.