Hoe stel ik een UBO vast?

Het vaststellen van een UBO is geen kwestie van één document opvragen en afvinken. Het is een gestructureerd onderzoeksproces waarbij u de eigendoms- en zeggenschapsstructuur van een rechtspersoon in kaart brengt, deze onafhankelijk verifieert, en het resultaat met onderbouwing vastlegt. Voor makelaars die te maken krijgen met kopende of verkopende rechtspersonen is dit een van de meest tijdrovende, maar ook meest risicovolle onderdelen van het cliëntenonderzoek: fouten hier raken direct de kern van de Wwft, namelijk weten wie er werkelijk achter een transactie zit.

Het proces bestaat uit een aantal opeenvolgende stappen die stuk voor stuk hun eigen aandachtspunten kennen.

Stap 1 en 2: structuur in kaart brengen en verifiëren

U begint altijd bij de cliënt zelf. Vraag om een organogram waarin alle juridische lagen tussen de contracterende partij en de uiteindelijke natuurlijke personen zichtbaar zijn: aandeelhouders, houdstermaatschappijen, eventuele trusts of buitenlandse vennootschappen. Een cliënt die hier moeilijk over doet of geen compleet overzicht kan of wil geven, is op zichzelf al een signaal om alerter te zijn.

Wat de cliënt aanlevert, neemt u nooit zomaar over. U verifieert de opgegeven structuur met onafhankelijke bronnen: het KvK-handelsregister voor Nederlandse entiteiten, het relevante buitenlandse handelsregister voor buitenlandse entiteiten, het aandeelhoudersregister van de vennootschap zelf, en de statuten. Deze bronnen moeten met elkaar overeenstemmen. Wijkt het aandeelhoudersregister af van wat de cliënt heeft opgegeven, dan moet u die discrepantie onderzoeken en verklaren voordat u verdergaat.

Stap 3 en 4: belang, zeggenschap en verborgen invloed

Met de geverifieerde structuur op tafel identificeert u per natuurlijke persoon in de keten wat zijn belang en zeggenschap precies is. Dat is meer dan een percentage aandelen optellen: bij gelaagde structuren moet u het indirecte belang doorrekenen door de keten heen (bijvoorbeeld 60% van een holding die zelf 100% van de doelvennootschap bezit, resulteert in een indirect belang van 60%).

Vervolgens beoordeelt u of er nog andere vormen van feitelijke zeggenschap zijn die niet uit het aandelenpercentage blijken. Denk aan stemovereenkomsten tussen aandeelhouders, certificering van aandelen waarbij het stemrecht is losgekoppeld van het economisch belang, prioriteitsaandelen met bijzondere zeggenschapsrechten, of informele afspraken die uit de statuten of een aandeelhoudersovereenkomst blijken. Dit is precies het onderdeel waar constructies bewust ondoorzichtig worden gehouden om de werkelijke macht te verbergen, dus besteed hier expliciet aandacht aan in plaats van het over te slaan zodra de percentages rond zijn.

Stap 5: vastleggen en, bij hoog risico, identiteitsverificatie

Uw onderzoek is pas afgerond als de conclusie is vastgelegd: wie is UBO, op basis van welk belang of welke zeggenschap, met welke onderliggende documenten, en op welke datum is dit vastgesteld. Deze vastlegging is meer dan een administratieve formaliteit: het is uw bewijs richting de toezichthouder dat u het onderzoek daadwerkelijk hebt gedaan en niet slechts een vinkje hebt gezet.

Bij een hoog risico volstaat het vaststellen van de identiteit van de UBO op basis van documenten niet. U verifieert de identiteit dan ook actief met een geldig identiteitsbewijs van de UBO zelf, net zoals u dat bij de cliënt doet.

Veelgemaakte valkuilen

In de praktijk zien we een aantal terugkerende fouten. Ten eerste: stoppen bij de eerste juridische laag omdat de aandeelhouder "toch een bedrijf is en geen mens". Een rechtspersoon kan nooit de UBO zijn. U moet altijd doorpakken tot natuurlijke personen. Ten tweede: uitsluitend vertrouwen op wat de cliënt mondeling of schriftelijk opgeeft, zonder onafhankelijke verificatie. Ten derde: het vergeten van indirecte belangen via meerdere lagen, waardoor een UBO met een klein direct belang maar een groot indirect belang over het hoofd wordt gezien. Ten vierde: geen aandacht voor zeggenschap zonder aandelenbezit, zoals stemovereenkomsten.

Voorbeeld uit de praktijk

Een makelaarskantoor in Utrecht begeleidt de aankoop van een bedrijfspand door "Vastgoed Noordzee BV" voor 1,8 miljoen euro. Het door de cliënt aangeleverde organogram toont twee aandeelhouders elk met 50%: een Nederlandse ondernemer in persoon en een Belgische BV.

Bij verificatie via het KvK-uittreksel klopt dit beeld. Maar de makelaar vraagt door naar de aandeelhoudersovereenkomst, omdat een 50/50-verdeling op het eerste gezicht geen UBO oplevert (beide partijen zitten immers op precies 50%, niet boven de 25%-drempel op zich, maar wel gelijk aan elkaar, waarbij de vraag naar overige zeggenschap dus des te relevanter is). Uit die overeenkomst blijkt dat de Nederlandse ondernemer een doorslaggevende stem heeft bij patstellingen in de directie, en daarmee feitelijk de doorslaggevende zeggenschap uitoefent.

Vervolgens brengt de makelaar de Belgische BV in kaart via het Belgische handelsregister (de Kruispuntbank van Ondernemingen) en ontdekt dat deze BV volledig eigendom is van één natuurlijk persoon, woonachtig in Antwerpen.

Het eindresultaat: twee UBO's. De Nederlandse ondernemer, op basis van zijn 50%-belang gecombineerd met doorslaggevende zeggenschap bij patstellingen, en de Belgische eigenaar, op basis van zijn indirecte 50%-belang via de Belgische BV. Beide worden geïdentificeerd, de onderliggende aandeelhoudersovereenkomst en het Belgische uittreksel worden gearchiveerd, en de conclusie met dagtekening wordt in het dossier vastgelegd.

Hoeveel tijd dit proces mag kosten

Een terugkerende vraag van makelaars is hoe lang UBO-onderzoek eigenlijk mag duren voordat het de voortgang van een transactie onnodig vertraagt. Er bestaat geen vaste norm, maar de vuistregel is: het onderzoek is klaar zodra u met redelijke zekerheid en onderliggende documentatie kunt aantonen wie de UBO's zijn, niet zodra de cliënt ongeduldig wordt. Bij eenvoudige, transparante structuren is dit vaak een kwestie van dagen; bij gelaagde internationale structuren kan het weken duren. Communiceer dit tijdig naar de cliënt, zodat de doorlooptijd van het onderzoek geen verrassing is op het moment dat de transactie al ver gevorderd lijkt.

Checklist

• Vraag de cliënt om een volledig organogram van alle juridische lagen.
• Verifieer dit organogram met KvK, buitenlandse handelsregisters, aandeelhoudersregister en statuten.
• Reken indirecte belangen door de gehele keten door.
• Onderzoek expliciet op andere vormen van zeggenschap: stemovereenkomsten, certificering, prioriteitsaandelen.
• Leg per UBO vast: belang/zeggenschap, onderliggende documenten en datum van vaststelling.
• Verifieer bij hoog risico ook de identiteit van de UBO met een geldig identiteitsbewijs.
• Onderzoek en verklaar elke discrepantie tussen wat de cliënt opgeeft en wat onafhankelijke bronnen tonen.
• Communiceer de verwachte doorlooptijd van het UBO-onderzoek tijdig naar de cliënt, zeker bij complexere structuren.