Wat is een pseudo-UBO?

Een pseudo-UBO is geen zelfstandige categorie UBO's, maar een wettelijk vangnet voor de situatie waarin het reguliere UBO-onderzoek geen natuurlijke persoon oplevert. Wanneer u, ondanks grondig onderzoek, niemand kunt aanwijzen die op basis van eigendom (bijvoorbeeld meer dan 25% van de aandelen) of zeggenschap (bijvoorbeeld doorslaggevende stemrechten of feitelijke controle) als UBO kwalificeert, schrijft de Wwft voor dat het hoger leidinggevend personeel van de organisatie als UBO geldt. Voor makelaars is dit een figuur die weinig voorkomt, maar wel bijzonder foutgevoelig is, omdat de verleiding bestaat om er te snel naar te grijpen als "makkelijke uitweg" wanneer een eigendomsstructuur lastig te doorgronden is.

Dat is precies waar het misgaat als het niet zorgvuldig gebeurt. De pseudo-UBO is nadrukkelijk geen alternatief dat u mag kiezen omdat het minder uitzoekwerk kost. Het is een uiterste terugvaloptie die alleen gerechtvaardigd is als u kunt aantonen dat u het onderzoek naar de echte UBO daadwerkelijk en grondig hebt uitgevoerd, en dat dit onderzoek geen resultaat heeft opgeleverd.

Wanneer is de pseudo-UBO wél terecht

In de praktijk komt de pseudo-UBO voor bij een beperkt aantal situaties. Bij bepaalde stichtingen, bijvoorbeeld een stichting administratiekantoor met een breed samengesteld bestuur waarin geen enkel bestuurslid doorslaggevende invloed heeft, is er vaak geen natuurlijke persoon aan te wijzen op basis van zeggenschap. Bij coöperaties met veel leden die ieder een gelijk en beperkt stemrecht hebben, ontstaat een vergelijkbaar beeld: niemand steekt er met een dominant belang bovenuit. Ook bij zwaar verspreide aandelenstructuren, bijvoorbeeld een vennootschap met tientallen aandeelhouders die stuk voor stuk ruim onder de 25%-drempel blijven en onderling geen stemovereenkomsten of andere zeggenschapsafspraken hebben, kan het voorkomen dat er werkelijk geen UBO op basis van bezit of zeggenschap is aan te wijzen.

In al deze gevallen geldt het statutair bestuur, of breder het hoger leidinggevend personeel, als UBO. Dat betekent dat u de bestuurders identificeert en verifieert zoals u dat bij een reguliere UBO zou doen.

Waarom het geen makkelijke uitweg is

De valkuil is dat een pseudo-UBO minder uitzoekwerk lijkt te vergen dan een complexe internationale eigendomsketen ontrafelen. Dat idee is onterecht, en de toezichthouder kijkt hier kritisch naar. Van u wordt verwacht dat u kunt aantonen dat u het onderzoek naar de werkelijke UBO daadwerkelijk hebt uitgevoerd: welke bronnen heeft u geraadpleegd, welke structuur is naar voren gekomen, waarom leverde die structuur geen enkele natuurlijke persoon boven de relevante drempel op, en welke andere vormen van zeggenschap heeft u onderzocht en uitgesloten.

Als u een pseudo-UBO aanwijst zonder deze onderbouwing, of erger, als bekwaamheid ontbreekt om de eigendomsstructuur werkelijk te doorgronden en de pseudo-UBO wordt gebruikt om lastig onderzoek af te kappen, dan schiet uw cliëntenonderzoek tekort. Dit is precies het type dossier waar een toezichthouder bij een controle op door zal vragen: niet naar de conclusie, maar naar het onderliggende zoekproces.

Voorbeeld uit de praktijk

Een makelaarskantoor in Groningen begeleidt de verkoop van een agrarisch bedrijfscomplex aan "Coöperatie Landgoed Eemsmond U.A.", een coöperatie van 47 leden die gezamenlijk grond en opstallen exploiteren. De transactiewaarde bedraagt 2,1 miljoen euro.

De makelaar vraagt het ledenregister en de statuten op. Daaruit blijkt dat elk lid één stem heeft, ongeacht de omvang van zijn inbreng, en dat besluiten bij gewone meerderheid worden genomen zonder dat één lid een blokkerende of doorslaggevende positie heeft. Het grootste individuele belang in de coöperatie, gemeten naar kapitaalinbreng, bedraagt 6%, ruim onder de 25%-drempel. Er zijn geen stemovereenkomsten tussen leden bekend en de statuten voorzien niet in bijzondere zeggenschapsrechten voor individuele leden.

De makelaar legt dit onderzoek vast: het ledenregister, de statuten, een overzicht van kapitaalinbreng per lid, en de conclusie dat geen van de 47 leden op basis van bezit of zeggenschap als UBO kwalificeert. Vervolgens wordt het driekoppige bestuur van de coöperatie geïdentificeerd als pseudo-UBO, inclusief identiteitsverificatie van elk bestuurslid.

Het dossier bevat dus niet slechts de conclusie "pseudo-UBO toegepast": het bevat het volledige onderzoekstraject waaruit blijkt waarom die conclusie onvermijdelijk was. Dat is het verschil tussen een pseudo-UBO als zorgvuldig sluitstuk van grondig onderzoek, en een pseudo-UBO als kortere weg om lastig werk te vermijden.

Wat een toezichthouder concreet controleert bij een pseudo-UBO

Bij een audit waarin een pseudo-UBO in een dossier voorkomt, richt de DFEI zich niet op de vraag of de conclusie op zichzelf plausibel is, maar op de kwaliteit van het onderliggende onderzoek. Concreet wordt gevraagd: welke documenten zijn geraadpleegd om de eigendoms- en zeggenschapsstructuur te reconstrueren, is er contact geweest met de cliënt om onduidelijkheden op te helderen, en is overwogen of er buiten de formele structuur om nog andere vormen van invloed bestaan, zoals informele afspraken tussen leden of aandeelhouders. Een dossier dat deze vragen niet kan beantwoorden, wordt behandeld alsof het UBO-onderzoek helemaal niet is uitgevoerd, ook al staat er een pseudo-UBO genoteerd.

Een tweede punt van aandacht is de actualiteit van de pseudo-UBO-vaststelling. Net als bij een reguliere UBO kan de structuur van een coöperatie, stichting of vennootschap in de loop van de tijd veranderen: nieuwe leden kunnen toetreden, aandelen kunnen worden overgedragen, statuten kunnen worden gewijzigd. Een pseudo-UBO die drie jaar geleden is vastgesteld, moet bij een volgende herziening van het dossier opnieuw worden getoetst: is de structuur nog steeds zo verspreid dat er geen echte UBO is aan te wijzen, of heeft zich in de tussentijd een concentratie van belang voorgedaan die alsnog een natuurlijke persoon als UBO aanwijst.

In het kort

• De pseudo-UBO is een terugvaloptie, geen alternatieve route die u naar keuze kunt inzetten.
• U mag pas een pseudo-UBO aanwijzen nadat u aantoonbaar hebt onderzocht dat geen natuurlijke persoon meer dan 25% belang heeft of anderszins zeggenschap uitoefent.
• Komt vooral voor bij bepaalde stichtingen, coöperaties en zwaar verspreide aandelenstructuren.
• Bij toepassing geldt het statutair bestuur of hoger leidinggevend personeel als UBO, inclusief identiteitsverificatie.
• Leg de volledige onderbouwing van uw zoektocht naar de echte UBO vast in het dossier.
• Gebruik de pseudo-UBO nooit om een lastig te doorgronden structuur af te kappen zonder grondig onderzoek.
• Toets een eerder vastgestelde pseudo-UBO bij iedere herziening van het dossier opnieuw: de onderliggende structuur kan in de tussentijd zijn veranderd.