Is het UBO-register nog bruikbaar na het Hof van Justitie-arrest?

Tot 2022 kon iedereen, van journalist tot makelaar tot nieuwsgierige burger, tegen betaling van een klein bedrag inzage krijgen in het Nederlandse UBO-register. Dat veranderde abrupt na een uitspraak van het Hof van Justitie van de Europese Unie in november 2022, waarin het Hof oordeelde dat openbare toegankelijkheid van UBO-registers een te grote inbreuk is op de privacy van de betrokken personen. Sindsdien is het algemene publiek de toegang tot het Nederlandse UBO-register ontzegd. Voor Wwft-instellingen, waaronder makelaars, verandert er in de kern niets aan de verplichting om UBO's te identificeren en te verifiëren: zij behouden toegang tot het register om hun cliëntenonderzoek te kunnen uitvoeren.

Deze uitspraak roept bij veel makelaars de vraag op wat de praktische betekenis is: is het register nog wel bruikbaar, en waar moet u nu op letten?

Wat er wel en niet is veranderd

Het register zelf bestaat nog steeds en de gegevens die erin staan, zijn niet verdwenen. Wat is veranderd, is wie er toegang toe heeft. Waar voorheen iedereen kon meekijken, is de toegang nu beperkt tot instellingen met een wettelijke Wwft-verplichting, zoals makelaars, notarissen en financiële instellingen, en tot bepaalde overheidsinstanties. Voor u als makelaar betekent dit dat u nog steeds bij de Kamer van Koophandel terecht kunt om UBO-gegevens van een Nederlandse rechtspersoon op te vragen als onderdeel van uw cliëntenonderzoek.

Wat echter nooit is veranderd, en wat na deze uitspraak alleen maar relevanter is geworden om te benadrukken, is dat het register altijd al een hulpmiddel was en geen vervanging voor uw eigen onderzoeksplicht. Het UBO-register bevat namelijk gegevens die door de rechtspersoon zelf zijn opgegeven bij de KvK. Er vindt geen inhoudelijke controle plaats op de juistheid van die opgave op het moment van registratie. Dit betekent dat het register een momentopname is van wat een organisatie heeft gemeld, niet een geverifieerd, actueel en compleet beeld van de werkelijke eigendoms- en zeggenschapsstructuur.

Waarom blind vertrouwen niet voldoende is

Voor de Wwft is het raadplegen van het UBO-register een nuttige stap, maar geen vervanging van uw eigen verificatieplicht. U moet de gegevens uit het register altijd naast andere bronnen leggen: het aandeelhoudersregister van de vennootschap zelf, de statuten, en eventueel een organogram dat de cliënt aanlevert. Komt wat er in het register staat niet overeen met wat u uit deze andere bronnen haalt, dan bent u verplicht die discrepantie te onderzoeken en, waar relevant, te melden bij de KvK. Deze meldplicht bij afwijkingen is een belangrijk onderdeel van hoe het systeem als geheel zou moeten werken: instellingen zoals makelaars fungeren mede als controlemechanisme op de juistheid van het register.

Een tweede reden om niet blind te vertrouwen op het register is dat het per definitie geen actuele foto is, maar een registratie die kan achterlopen op de werkelijkheid. Een aandelenoverdracht die vorige week heeft plaatsgevonden, staat mogelijk nog niet in het register verwerkt. Bij tijdgevoelige transacties, zoals de verkoop van een pand vlak na een aandelenwijziging bij de kopende partij, kan dit tot een verouderd of onvolledig beeld leiden als u alleen op het register vertrouwt.

De komende verandering onder de AMLR

Met de nieuwe Europese AMLR-wetgeving wordt de toegang tot UBO-registers voor partijen met een "legitiem belang" verder aangescherpt en geharmoniseerd binnen de EU. Dit betekent dat de voorwaarden waaronder Wwft-instellingen en anderen toegang krijgen, strikter en explicieter worden vastgelegd dan nu het geval is. Voor uw procedures is het verstandig hier nu al rekening mee te houden, zodat u niet wordt verrast wanneer de toegangsvoorwaarden wijzigen.

Voorbeeld uit de praktijk

Een makelaarskantoor in Den Haag begeleidt de verkoop van een grachtenpand aan "Herengracht Investments BV" voor 4,5 miljoen euro. De makelaar raadpleegt het UBO-register en ziet daar één geregistreerde UBO: een investeerder met een opgegeven belang van 30%.

Bij het opvragen van het actuele aandeelhoudersregister van de BV, als onderdeel van de reguliere verificatie, blijkt echter dat deze investeerder zes maanden eerder zijn belang heeft uitgebreid naar 55% door de aandelen van een uittredende mede-aandeelhouder over te nemen. Deze wijziging is nooit doorgegeven aan het UBO-register, ondanks de daarvoor geldende verplichting.

Omdat de makelaar niet blind vertrouwt op het register, maar de gegevens naast het aandeelhoudersregister legt, komt deze discrepantie aan het licht. Het kantoor legt de juiste, actuele situatie vast in het eigen dossier op basis van het aandeelhoudersregister en de onderliggende aandelenoverdrachtsakte, en meldt de geconstateerde afwijking bij de KvK zodat het UBO-register wordt gecorrigeerd. Zonder deze extra verificatiestap zou de makelaar zijn cliëntenonderzoek hebben gebaseerd op een verouderd belang van 30%, terwijl de werkelijke zeggenschap van de UBO inmiddels ruim boven de helft van de aandelen lag.

Hoe u dit in uw dagelijkse dossiervorming verwerkt

Voor de praktijk betekent dit dat het raadplegen van het UBO-register niet het laatste, maar juist een van de eerste stappen in uw UBO-onderzoek zou moeten zijn. Gebruik het register om een eerste beeld te vormen van wie er als UBO staat geregistreerd, en toets dat beeld vervolgens actief tegen de overige bronnen die u toch al nodig heeft voor een volledig cliëntenonderzoek. Leg in het dossier expliciet vast dat u het register heeft geraadpleegd, wanneer dat was, en hoe de uitkomst zich verhoudt tot uw eigen verificatie. Op die manier toont u aan dát u het register heeft gebruikt, en ook dat u het op de juiste, kritische manier heeft ingezet als onderdeel van een breder onderzoek in plaats van als eindpunt.

In het kort

• Het Nederlandse UBO-register is sinds november 2022 niet meer openbaar toegankelijk voor het algemene publiek.
• Wwft-instellingen, waaronder makelaars, behouden toegang voor de uitvoering van hun cliëntenonderzoek.
• Het register is een hulpmiddel, geen vrijbrief: de opgegeven gegevens worden niet inhoudelijk gecontroleerd bij registratie.
• Verifieer registergegevens altijd met het aandeelhoudersregister, de statuten en eventueel een organogram.
• Meld geconstateerde discrepanties tussen het register en de werkelijkheid bij de KvK.
• Houd er rekening mee dat het register kan achterlopen bij recente wijzigingen, zeker bij tijdgevoelige transacties.
• Anticipeer in uw procedures op de aangescherpte "legitiem belang"-toegang onder de nieuwe AMLR-wetgeving.
• Gebruik het register als startpunt van uw onderzoek, niet als eindpunt, en documenteer hoe de uitkomst zich verhoudt tot uw eigen verificatie.