Hoe doe ik UBO-onderzoek bij buitenlandse aandeelhouders?

Zodra een koper of verkoper een buitenlandse rechtspersoon is, of een Nederlandse rechtspersoon met buitenlandse aandeelhouders in de keten, wordt UBO-onderzoek aanzienlijk complexer dan bij een zuiver Nederlandse structuur. U kunt niet simpelweg terugvallen op de vertrouwde combinatie van KvK-uittreksel en UBO-register, want die bestaan zo niet in elk land, en zelfs waar ze wel bestaan, verschilt de betrouwbaarheid en volledigheid enorm van land tot land. Voor makelaars die met internationale kopers werken, van Belgische en Duitse particulieren tot complexere holdingstructuren uit verder weg gelegen jurisdicties, is dit een van de onderdelen van het cliëntenonderzoek waar het risico op oppervlakkig werk het grootst is, simpelweg omdat het opzoekwerk lastiger is.

Startpunt: het lokale handelsregister

De eerste stap bij een buitenlandse rechtspersoon is, net als bij een Nederlandse, het raadplegen van het lokale equivalent van het handelsregister. Veel Europese landen kennen een vergelijkbaar systeem als de KvK: Duitsland heeft het Handelsregister, België de Kruispuntbank van Ondernemingen, Frankrijk het Registre du Commerce et des Sociétés. Voor deze landen kunt u vaak, net als in Nederland, aandeelhoudersinformatie en soms zelfs UBO-gegevens opvragen.

Niet elk land kent echter een even toegankelijk of betrouwbaar register. In sommige jurisdicties is het register onvolledig, verouderd, of simpelweg niet publiek raadpleegbaar. In die situaties is de eerste stap die u wel kunt zetten het opvragen van gewaarmerkte uittreksels of statuten direct via de cliënt. Let er daarbij op dat "gewaarmerkt" betekent dat het document is voorzien van een officiële waarmerking door de bevoegde autoriteit of een notaris in het land van herkomst, niet slechts een kopie die de cliënt zelf heeft aangeleverd.

Hoog-risicolanden: waarom een uittreksel niet volstaat

Bij hoog-risicolanden, landen die als verhoogd risico gelden vanwege bijvoorbeeld beperkte transparantie, zwakke anti-witwaswetgeving of een verhoogd corruptierisico, is een enkel gewaarmerkt uittreksel niet voldoende. De toezichthouder verwacht in deze gevallen aanvullende, onafhankelijke verificatie. Dat kan op verschillende manieren: een notariële verklaring uit het land van herkomst die de eigendoms- of zeggenschapsstructuur bevestigt, een gewaarmerkte vertaling van de relevante documenten zodat u zelf kunt beoordelen wat er werkelijk staat in plaats van te vertrouwen op een samenvatting van de cliënt, of raadpleging van internationale due diligence databases die bedrijfsstructuren, UBO's en eventuele sanctie- of PEP-signalen in kaart brengen.

Het idee achter deze aanvullende eisen is dat een document dat uitsluitend via de cliënt zelf tot stand is gekomen, per definitie een zwakkere bewijswaarde heeft dan een document dat via een onafhankelijke derde partij is geverifieerd. Bij hoog risico moet die onafhankelijke laag aanwezig zijn.

Trust- en holdingstructuren: vrijwel altijd EDD

Extra oplettendheid is geboden bij trust- en holdingstructuren die zijn gevestigd in jurisdicties met beperkte transparantie, denk aan bepaalde offshore-centra waar de identiteit van uiteindelijke begunstigden bewust lastig te achterhalen is gehouden. Dit soort structuren komt in de vastgoedpraktijk vaker voor dan u misschien zou denken, juist omdat vastgoed een aantrekkelijk doelwit is voor het onderbrengen van vermogen via internationale structuren.

Bij dit type structuur geldt vrijwel altijd verscherpt cliëntenonderzoek (EDD, enhanced due diligence). Dat betekent dat u de UBO grondiger identificeert en verifieert, en ook dat u de bron van vermogen van de betrokken UBO onderzoekt: waar komt het geld vandaan waarmee de aankoop wordt gefinancierd, en is die herkomst aannemelijk en met documentatie te onderbouwen.

Voorbeeld uit de praktijk

Een makelaarskantoor in Amsterdam begeleidt de aankoop van een luxe appartement aan de Amsterdamse grachtengordel, waarde 3,8 miljoen euro. De koper is "Silverpoint Holdings Ltd", geregistreerd op de Britse Maagdeneilanden, vertegenwoordigd door een trustkantoor in Zwitserland.

Omdat de Britse Maagdeneilanden gelden als een jurisdictie met beperkte transparantie, volstaat een enkel uittreksel van het lokale bedrijvenregister niet. De makelaar vraagt aanvullend een notariële verklaring op van het trustkantoor waarin de volledige eigendoms- en zeggenschapsstructuur wordt uiteengezet, inclusief een gewaarmerkte vertaling naar het Nederlands. Daaruit blijkt dat Silverpoint Holdings Ltd wordt gehouden door een discretionaire trust, met als settlor een zakenman woonachtig in Dubai en als begunstigden diens twee volwassen kinderen.

Gezien deze structuur past de makelaar verscherpt cliëntenonderzoek toe. Naast identificatie en verificatie van settlor, trustee en beide begunstigden als UBO's, onderzoekt het kantoor de bron van het vermogen: de settlor blijkt zijn vermogen te hebben opgebouwd via de verkoop van een industrieel bedrijf een aantal jaren eerder, onderbouwd met een verkoopovereenkomst en bankafschriften die de gelden traceerbaar maken naar de aankoopsom. Ook wordt gecontroleerd of settlor of begunstigden voorkomen op sanctielijsten of als PEP zijn aan te merken. Pas nadat al deze stappen zijn doorlopen en vastgelegd, gaat de transactie door.

Dit voorbeeld toont hoe het onderzoek bij een enkele buitenlandse trustkoper al snel uit meerdere onderzoekslagen bestaat: structuuronderzoek, onafhankelijke verificatie, identificatie van meerdere UBO's, en een grondig bronvermogensonderzoek.

Wanneer u externe expertise inschakelt

Bij eenvoudige buitenlandse structuren (een Duitse of Belgische particulier, of een vennootschap met een overzichtelijke, goed gedocumenteerde eigendomsstructuur binnen de EU) kunt u het UBO-onderzoek doorgaans zelf afronden met de bronnen die hierboven zijn beschreven. Bij complexere internationale structuren, met name wanneer meerdere jurisdicties, trusts of nominee-constructies gecombineerd voorkomen, is het verstandig om de grenzen van uw eigen expertise te herkennen. Een gespecialiseerde compliance-dienstverlener of due diligence-bureau kan dan aanvullend onderzoek doen dat verder gaat dan wat u binnen een makelaarskantoor redelijkerwijs zelf kunt uitvoeren, zonder dat dit uw eigen verantwoordelijkheid voor het eindresultaat wegneemt.

In het kort

• Begin bij het lokale handelsregister van het land van de rechtspersoon.
• Is er geen gelijkwaardig register, vraag dan gewaarmerkte uittreksels of statuten op via de cliënt.
• Bij hoog-risicolanden is een enkel uittreksel niet voldoende: zoek onafhankelijke verificatie via notariële verklaringen, gewaarmerkte vertalingen of due diligence databases.
• Wees extra alert bij trust- en holdingstructuren in jurisdicties met beperkte transparantie.
• Pas bij dit soort structuren vrijwel altijd verscherpt cliëntenonderzoek (EDD) toe.
• Onderzoek bij EDD ook expliciet de bron van vermogen van de betrokken UBO('s).
• Leg elke stap van het internationale onderzoek, inclusief de geraadpleegde bronnen en documenten, vast in het dossier.
• Schakel bij complexe internationale structuren tijdig gespecialiseerde expertise in, zonder uw eigen eindverantwoordelijkheid uit het oog te verliezen.