Wwft · 29 september 2026 · 8 min lezen

Wwft-checklist voor makelaars: zo controleert u een dossier stap voor stap

Een identiteitsbewijs opslaan is niet hetzelfde als een compleet Wwft-dossier. Met deze praktische 10-stappencheck controleert u cliënt, wederpartij, UBO, screening, risico, financiering en dossiervorming.

Direct antwoord: een goed Wwft-dossier laat niet alleen zien wie u heeft gecontroleerd, maar ook wat u heeft onderzocht, welke risico's u heeft gezien en waarom u tot een bepaalde conclusie bent gekomen. Gebruik deze checklist om een verkoop- of aankoopdossier stap voor stap te controleren.

Een identiteitsbewijs opgeslagen, KvK-uittreksel erbij en klaar?

Zo simpel is een Wwft-dossier voor een makelaar niet.

Bij bemiddeling in onroerende zaken kijkt u bovendien niet alleen naar uw eigen cliënt. Ook de wederpartij van uw cliënt valt binnen het cliëntenonderzoek.

Stap 1. Bepaal wie u moet onderzoeken

Begin niet met documenten verzamelen. Begin met de vraag: welke partijen zijn bij deze transactie betrokken?

Breng eerst in kaart:

wie uw cliënt is;
wie de wederpartij is;
of het om natuurlijke personen of rechtspersonen gaat;
wie namens een partij handelt;
en, bij een rechtspersoon, wie uiteindelijk belanghebbende is.

Praktische tip: maak in uw dossier aparte onderdelen voor cliënt en wederpartij. Daarmee voorkomt u dat documenten en controles later door elkaar lopen.

Stap 2. Identificeer en verifieer de cliënt

Stel de identiteit van de cliënt vast en verifieer deze aan de hand van betrouwbare en onafhankelijke informatie.

Bij een natuurlijk persoon betekent dat in de praktijk bijvoorbeeld dat u de persoonsgegevens vastlegt en de identiteit controleert aan de hand van een geldig identiteitsdocument.

Maar let op: een kopie van een identiteitsbewijs is niet hetzelfde als een afgerond cliëntenonderzoek. Identificatie is één onderdeel van het onderzoek.

Stap 3. Onderzoek de wederpartij

Voor makelaars geldt bij Wwft-plichtige bemiddeling dat ook de wederpartij van de cliënt moet worden onderzocht.

Verkoopt u een woning namens de verkoper? Dan kijkt u dus ook naar de koper met wie uw cliënt uiteindelijk de overeenkomst sluit. Treedt u op voor de koper? Dan is de verkoper de wederpartij.

Dossiercheck: kunt u in uw laatste verkoopdossier binnen één minuut terugvinden wie de wederpartij was en welke controle daarop is uitgevoerd?

Zo niet, dan is dat een goed punt om uw dossierproces aan te scherpen.

Stap 4. Controleer bij een rechtspersoon de UBO

Heeft u te maken met een BV of andere rechtspersoon? Dan stopt het onderzoek niet bij de handelsnaam of bestuurder.

U moet beoordelen wie de Ultimate Beneficial Owner (UBO) is. Daarvoor kijkt u naar de eigendoms- en zeggenschapsstructuur van de organisatie.

Bij eenvoudige structuren kan dat snel duidelijk zijn. Bij meerdere holdings, buitenlandse aandeelhouders of andere tussenliggende entiteiten kan aanvullend onderzoek nodig zijn.

Leg niet alleen de uitkomst vast. Leg ook vast hoe u tot die uitkomst bent gekomen.

Stap 5. Controleer PEP en relevante sanctierisico's

Onderzoek vervolgens of relevante betrokken personen bijvoorbeeld als politiek prominent persoon (PEP) moeten worden aangemerkt en voer de controles uit die binnen uw Wwft- en sanctieproces nodig zijn.

Een mogelijke PEP-hit betekent niet automatisch dat u een cliënt moet weigeren. U moet wel vaststellen of het daadwerkelijk om dezelfde persoon gaat en, wanneer iemand inderdaad een PEP is, welke aanvullende maatregelen noodzakelijk zijn.

Hetzelfde principe geldt bij mogelijke screeningshits: een naamsovereenkomst is nog geen conclusie.

Stap 6. Bepaal het risicoprofiel

Niet ieder dossier heeft hetzelfde risico. De Wwft werkt risicogebaseerd. Kijk daarom naar de omstandigheden van de cliënt én de transactie.

Denk bijvoorbeeld aan:

een ingewikkelde eigendomsstructuur;
betrokkenheid van meerdere vennootschappen;
buitenlandse partijen;
onduidelijkheid over wie feitelijk handelt;
een ongebruikelijke financieringsconstructie;
betalingen of geldstromen die niet logisch aansluiten bij de transactie;
andere omstandigheden die extra onderzoek rechtvaardigen.

Een risicoclassificatie als laag, normaal of hoog is op zichzelf niet voldoende. De belangrijkste vraag is: waarom heeft dit dossier dit risicoprofiel gekregen?

Schrijf dat op.

Stap 7. Kijk naar de financiering en bron van middelen

Bij vastgoed is de financiering een belangrijk onderdeel van het totaalbeeld.

Staat er bijvoorbeeld €75.000 eigen middelen, dan weet u hoeveel eigen geld wordt gebruikt. U weet daarmee nog niet automatisch waar dat geld vandaan komt.

Afhankelijk van het risico en de omstandigheden kan het nodig zijn aanvullende vragen te stellen en de verklaring met passende informatie of documentatie te onderbouwen. Denk aan spaargeld, verkoop van een eerdere woning, een schenking, erfenis of andere vermogensbron.

Het doel is niet om standaard zoveel mogelijk documenten te verzamelen. Het doel is dat u voldoende begrijpt en kunt onderbouwen wat er in het dossier gebeurt.

Stap 8. Beoordeel opvallende omstandigheden

Tijdens het cliëntenonderzoek kunnen signalen naar voren komen die niet direct betekenen dat er iets mis is, maar wel om uitleg vragen.

Bijvoorbeeld:

iemand anders betaalt dan de koper;
de financiering verandert onverwacht;
een complexe vennootschapsstructuur lijkt geen duidelijke economische reden te hebben;
informatie van verschillende partijen spreekt elkaar tegen;
een partij wil bepaalde informatie niet verstrekken.

Een red flag is geen automatische beschuldiging. Het is een reden om verder te kijken.

Leg daarom vast:

wat u heeft gezien;
welke vraag dat opriep;
welk aanvullend onderzoek u heeft gedaan;
welke informatie u heeft ontvangen;
waarom u daarna wel of niet verder kon.

Stap 9. Beoordeel of sprake is van een ongebruikelijke transactie

Het cliëntenonderzoek en het monitoren van de transactie kunnen aanleiding geven om te beoordelen of een transactie als ongebruikelijk moet worden aangemerkt.

Makelaars en andere Wwft-instellingen hebben een meldplicht wanneer aan de toepasselijke indicatoren wordt voldaan.

Belangrijk is daarom dat medewerkers niet alleen weten dat een meldplicht bestaat, maar ook weten welke signalen intern moeten worden geëscaleerd en wie binnen het kantoor de beoordeling uitvoert.

Lees ook: Wanneer moet ik een FIU-melding doen?

Stap 10. Controleer of iemand anders het dossier later kan begrijpen

Open een afgerond dossier en doe alsof u het nooit eerder heeft gezien.

Kunt u dan terugvinden:

wie de cliënt was;
wie de wederpartij was;
hoe de identiteit is gecontroleerd;
wie de UBO was indien van toepassing;
welke screenings zijn uitgevoerd;
welk risicoprofiel is toegekend;
waarom dat risicoprofiel passend was;
welke opvallende omstandigheden zijn onderzocht;
welke aanvullende documenten zijn opgevraagd;
waarom het dossier uiteindelijk kon worden geaccepteerd?

Kunt u dat niet? Dan zit het probleem waarschijnlijk niet alleen in ontbrekende documenten, maar in de dossiervorming.

De snelle Wwft-dossiercheck

Geen tijd om de hele checklist opnieuw door te lopen? Stel uzelf dan bij ieder dossier deze vijf vragen:

1. Wie heb ik onderzocht? Cliënt én, waar vereist, wederpartij.

2. Weet ik met wie ik daadwerkelijk zaken doe? Inclusief vertegenwoordigers en UBO's waar relevant.

3. Welke risico's heb ik gezien? Niet alleen een risicolabel, maar de onderbouwing ervan.

4. Heb ik opvallende omstandigheden onderzocht? En staat de uitkomst daarvan in het dossier?

5. Kan iemand anders mijn beslissing reconstrueren? Zonder dat ik ernaast hoef te zitten om het dossier uit te leggen.

Vijf keer ja? Dan heeft u in ieder geval een veel sterker uitgangspunt voor een controleerbaar Wwft-dossier.

Maak van Wwft geen verzameling losse documenten

Goede Wwft-compliance draait uiteindelijk niet om zoveel mogelijk vinkjes zetten.

Het gaat erom dat u als makelaarskantoor een vaste werkwijze heeft waarmee u kunt aantonen wat u wist, wat u heeft gecontroleerd, wat u is opgevallen, wat u daarmee heeft gedaan en waarom u tot uw conclusie bent gekomen.

Juist wanneer die werkwijze iedere keer hetzelfde wordt gevolgd, wordt compliance minder afhankelijk van individuele medewerkers en ontstaat een dossier dat ook later nog te begrijpen is.

Wilt u uw volledige werkwijze nalopen? Bekijk ook onze Wwft-checklist voor makelaars.

Wilt u weten hoe uw huidige Wwft-werkwijze ervoor staat?

Apex Compliance helpt makelaarskantoren met cliëntenonderzoek, risicomanagement, Wwft-processen en praktische ondersteuning.

Plan een gratis Compliance Intake of bekijk de live Wwft-training voor makelaars.